Was kostet Eventpersonal? Preise nach Rolle und Rechenbeispiel 2026

Für einfache bis mittlere Crew-Arbeit, also Tragen, Laden, Bühnen- und Traversenaufbau unter Anleitung, verlangen Agenturen in Deutschland 2026 typischerweise etwa 21 bis 35 € netto pro Stunde und Person. Das sind Marktwerte, die du in Angeboten und auf Anbieterseiten findest, keine Festpreise.

Bei PH Personal Solutions kostet die Local Crew ab 25 € pro Stunde netto zzgl. MwSt. Was am Ende auf der Rechnung steht, hängt von drei Dingen ab: welche Rolle du brauchst, wann gearbeitet wird und wie lange.

Wichtig für deine Planung: Ein Stundensatz ist ein Nettopreis. Auf jede Rechnung kommen 19 % Umsatzsteuer. Aus 25 € netto werden 29,75 € brutto. Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen ist das ein Durchlaufposten, für Vereine oder Privatveranstalter ist der Bruttobetrag die echte Belastung.

Die Rolle ist der größte Preistreiber. Grob kannst du so einordnen:

• Stagehand, Aufbauhelfer, Messehelfer: die Basisrolle. Marktüblich etwa 21–35 € netto pro Stunde, bei PH ab 25 €. Details zum Einzelsatz findest du im Ratgeber Stagehand-Kosten pro Stunde.
• Runner: fährt Besorgungen, Künstler oder Material. Preislich meist im Bereich der Helfer, dazu kommen gegebenenfalls Fahrzeugkosten.
• Sitecrew: stellt Bauzäune, Absperrungen, Banner und Fluchtwege-Beschilderung. Der Personalsatz liegt im Helferbereich, Material und Fahrzeuge werden separat kalkuliert.
• Gabelstaplerfahrer: braucht eine Ausbildung nach DGUV Grundsatz 308-001 und eine schriftliche Beauftragung. Deshalb liegt der Satz über dem Helferpreis.
• Crewchief: führt die Crew, teilt Aufgaben ein und ist dein Ansprechpartner vor Ort. Auch hier liegt der Satz über dem Helferpreis.
• Rigger: arbeitet in der Höhe an Lastpunkten und ist eine eigene Fachrolle mit deutlich höheren Sätzen.

Für die Fachrollen gibt es keinen seriösen Pauschalwert, weil Qualifikation und Verantwortung stark schwanken. Lass dir diese Positionen immer einzeln im Angebot ausweisen.

Kalkuliere nicht mit der Veranstaltungsdauer, sondern mit Personenstunden. Die Formel:

Personen × Stunden × Stundensatz + Zuschläge + Nebenkosten = Netto. Netto × 1,19 = Brutto.

Die Stunden zählen ab dem vereinbarten Treffpunkt, nicht ab dem Moment, in dem der erste Lkw entladen wird. Plane Einweisung, Wartezeiten auf Anlieferung und das Aufräumen am Ende mit ein.

Achte auf die Mindestbuchung. Bei PH hängt sie vom Einsatz ab: Bei kurzfristigen Einsätzen an weiter entfernten Orten sind es in der Regel 6 Stunden pro Person, sonst gibt es oft keine Mindestbuchung. Bei anderen Anbietern sind Mindestbuchungen von mehreren Stunden pro Person verbreitet. Ein Einsatz von drei Stunden kann also doppelt so viel kosten, wie du erwartest.

Ein Firmenevent in einer Halle, Aufbau am Freitag, Abbau am Samstagvormittag:

• Aufbau: 6 Stagehands × 8 Stunden = 48 Personenstunden
• Abbau: 6 Stagehands × 5 Stunden = 30 Personenstunden
• Summe: 78 Personenstunden

Bei 25 € netto ergibt das 1.950 € netto, mit 19 % MwSt. 2.320,50 € brutto.

Zum Vergleich mit dem Marktrahmen: Bei 21 € wären es 1.638 € netto, bei 35 € 2.730 € netto. Die Spanne zeigt, warum ein Angebotsvergleich lohnt, aber nur, wenn alle Anbieter dieselben Stunden und Leistungen anbieten.

In diesem Beispiel fallen keine Zuschläge an, weil tagsüber und an Werktagen gearbeitet wird. Würde der Abbau direkt nach Veranstaltungsende in der Nacht laufen, kämen Nachtzuschläge dazu. Wie größere Produktionen mit mehreren Schichten kalkuliert werden, zeigt der Ratgeber Stagecrew-Kosten.

Neben dem Stundensatz tauchen in Angeboten typischerweise diese Positionen auf:

• Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit. Bei PH stehen sie transparent im Angebot. Wie Agenturen sie abrechnen und was das Gesetz für den Lohn vorgibt, erklärt der Ratgeber Zuschläge beim Eventpersonal.
• Anfahrt bei Einsätzen außerhalb des Einzugsgebiets, je nach Anbieter pauschal oder nach Kilometern.
• Übernachtung und Verpflegung bei mehrtägigen Einsätzen fern vom Standort.
• Fahrzeuge, Werkzeug und Material, etwa Hänger, Akkuschrauber oder Bauzaunelemente.
• Kurzfristzuschlag oder Stornobedingungen, wenn ein Anbieter dafür eigene Regeln hat.

Frag bei jedem Angebot, welche dieser Positionen enthalten sind. Ein günstiger Stundensatz plus hohe Anfahrtspauschale kann teurer sein als ein höherer Satz ohne Nebenkosten.

Der Stundensatz pro Person ändert sich zwischen Eventarten wenig, die Gesamtkosten dagegen stark.

Auf Messen sind Auf- und Abbauzeiten fest vorgegeben, der Abbau startet oft am letzten Messetag abends. Wie du hier kalkulierst, steht im Ratgeber Messepersonal-Kosten.

Bei Festivals und Open Airs kommen Sitecrew-Arbeiten wie Zäune und Fluchtwege-Beschilderung dazu, und der Abbau läuft häufig nachts oder am Sonntag. Hier machen Zuschläge einen spürbaren Teil des Budgets aus.

Bei Firmenfeiern sind die Crews kleiner, aber die Einsätze kurz. Hier entscheidet die Mindestbuchung, ob sich ein Einsatz rechnet.

Unabhängig vom Format gilt das Arbeitszeitgesetz: Mehr als 10 Stunden Arbeit pro Tag sind für Angestellte nicht erlaubt. Lange Aufbautage brauchen deshalb eine zweite Schicht, und die kostet zusätzliche Personenstunden.

Die größten Hebel liegen nicht beim Verhandeln des Stundensatzes, sondern in der Planung:

• Zeiten realistisch planen: Eine Crew, die zwei Stunden auf den Lkw wartet, kostet trotzdem.
• Crew passend dimensionieren: Zu wenige Leute verlängern den Einsatz, zu viele stehen herum.
• Abbau in den Tag legen, wenn der Zeitplan der Location das zulässt. Das spart Nachtzuschläge.
• Rollen sauber trennen: Nicht jede Person braucht Staplerschein, eine qualifizierte Kraft reicht oft.

Wenn du ein Angebot von PH willst, findest du die Leistungen unter Stagecrew. Wir melden uns innerhalb von 48 Stunden mit einer Kalkulation, die alle Positionen einzeln ausweist.

Marktwerte sind typische Agenturpreise in Deutschland, keine Preise von PH Personal Solutions.