Zuschläge beim Eventpersonal: Nacht, Sonntag und Feiertag richtig kalkulieren

Agenturen berechnen in der Regel Zuschläge für drei Arten von Einsatzzeiten:

• Nachtarbeit, je nach Anbieter ab 20, 22 oder 23 Uhr bis 6 Uhr.
• Sonntagsarbeit, von 0 bis 24 Uhr am Sonntag.
• Feiertagsarbeit an gesetzlichen Feiertagen, teils auch an Heiligabend und Silvester ab dem Nachmittag.

Manche Anbieter berechnen zusätzlich Samstags- oder Kurzfristzuschläge. Wie hoch die Zuschläge ausfallen, regelt kein Gesetz: Es ist eine Frage des Angebots. Bei PH Personal Solutions stehen alle Zuschläge transparent im Angebot, bevor du buchst. Die Basis ist der Stundensatz, bei PH ab 25 € pro Stunde netto zzgl. MwSt., im Markt typischerweise etwa 21 bis 35 € netto.

Wichtig ist die Trennung zwischen zwei Ebenen: was der Stagehand als Lohn bekommt und was du als Kunde bezahlst. Beide werden oft verwechselt.

Für den Lohn der Crew gibt es drei relevante Regeln.

Arbeitszeitgesetz, Nachtarbeit: Nachtzeit ist nach § 2 ArbZG die Zeit von 23 bis 6 Uhr. Wer als Nachtarbeitnehmer gilt, hat nach § 6 Abs. 5 ArbZG Anspruch auf eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag, sofern kein Tarifvertrag gilt. Das Bundesarbeitsgericht hält regelmäßig 25 % für angemessen.

Sonntag und Feiertag: Einen gesetzlichen Lohnzuschlag gibt es dafür nicht. Das ArbZG verbietet Sonntagsarbeit grundsätzlich, erlaubt sie aber unter anderem bei Veranstaltungen und Messen. Dafür steht den Beschäftigten ein Ersatzruhetag zu: für einen Sonntag innerhalb von zwei Wochen, für einen Feiertag an einem Werktag innerhalb von acht Wochen.

§ 3b EStG, Steuerfreiheit: Zahlt der Arbeitgeber Zuschläge, sind sie bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei: Nachtarbeit von 20 bis 6 Uhr 25 %, für 0 bis 4 Uhr 40 %, wenn die Arbeit vor Mitternacht begonnen hat, Sonntagsarbeit 50 %, Feiertagsarbeit 125 %, an Heiligabend ab 14 Uhr, am 25. und 26. Dezember sowie am 1. Mai 150 %. Berechnet wird auf einen Grundlohn von höchstens 50 € pro Stunde, sozialversicherungsfrei sind die Zuschläge nur bis zu einem Grundlohn von 25 €.

Beispiel Lohnseite: Ein Stagehand mit 16 € Stundenlohn arbeitet am Sonntag. Ein Zuschlag von 50 %, also 8 € pro Stunde, bleibt steuerfrei. Was Stagehands insgesamt verdienen, steht im Ratgeber Stagehand-Gehalt.

Auf deiner Rechnung haben die Prozentsätze aus § 3b EStG keine Rolle. Sie begrenzen die Steuerfreiheit beim Lohn, nicht den Preis einer Agentur. Agenturen legen eigene Zuschläge fest, üblich als Prozentsatz auf den Netto-Stundensatz. Auf den Zuschlag kommen wie auf den Grundpreis 19 % MwSt.

Prüfe im Angebot vier Punkte:

• Zeitfenster: Ab welcher Uhrzeit gilt der Nachtzuschlag? 20, 22 oder 23 Uhr macht bei einem Abbau einen großen Unterschied.
• Kombination: Addieren sich Nacht- und Sonntagszuschlag, oder gilt nur der höhere?
• Bezug: Gilt der Zuschlag nur für die betroffenen Stunden oder für die ganze Schicht, wenn sie in die Nacht reicht?
• Feiertagsort: Zählt der Feiertag am Einsatzort oder am Firmensitz der Agentur?

Sechs Stagehands bauen nach einem Konzert von Samstag 22 Uhr bis Sonntag 4 Uhr ab. Das sind 36 Personenstunden, davon 12 am Samstag und 24 am Sonntag. Grundpreis 25 € netto pro Stunde.

Zur Veranschaulichung nehmen wir angenommene Zuschläge von 25 % für Nachtarbeit ab 22 Uhr und 50 % für Sonntagsarbeit an. Das sind Beispielwerte zum Rechnen, keine Sätze von PH und keine Marktnorm.

• Grundpreis: 36 × 25 € = 900 €
• Variante A, nur der höhere Zuschlag gilt: 12 Samstagsstunden × 6,25 € = 75 € plus 24 Sonntagsstunden × 12,50 € = 300 €. Gesamt: 1.275 € netto, 1.517,25 € brutto.
• Variante B, Zuschläge addieren sich: Nachtzuschlag auf alle 36 Stunden = 225 € plus Sonntagszuschlag auf 24 Stunden = 300 €. Gesamt: 1.425 € netto, 1.695,75 € brutto.

Dieselbe Schicht, 150 € netto Unterschied, nur wegen einer Zeile in den Bedingungen. Könnte der Abbau erst am Montag ab 8 Uhr laufen, blieben 900 € netto ohne Zuschläge. Wie Zuschläge in das Budget einer ganzen Produktion eingehen, zeigt der Ratgeber Stagecrew-Kosten.

Gesetzliche Feiertage sind teilweise Landesrecht. Bundesweit gelten unter anderem Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, Tag der Deutschen Einheit und die Weihnachtsfeiertage. Dazu kommen regionale Feiertage.

Für Einsätze rund um OWL relevant:

• NRW: zusätzlich Fronleichnam und Allerheiligen.
• Niedersachsen: zusätzlich Reformationstag am 31. Oktober, aber nicht Fronleichnam und nicht Allerheiligen.

Eine Crew aus Bielefeld, die am 31. Oktober in Hannover arbeitet, leistet damit Feiertagsarbeit. Am 1. November in Hannover ist es ein normaler Werktag, in Bielefeld ein Feiertag. Kläre im Angebot, welcher Ort für die Abrechnung zählt.

• Abbau verschieben: Wenn die Location es erlaubt, ist ein Abbau am nächsten Morgen oft günstiger und sicherer als nachts mit müder Crew.
• Crew in der Nacht vergrößern: Mehr Leute für kürzere Zeit können günstiger sein, wenn dadurch Stunden nach Mitternacht oder am Sonntag wegfallen.
• Uhrzeiten vorher festlegen: Im Schichtplan stehen echte Start- und Endzeiten, nicht nur Nach Show.
• Stundenzettel gegenzeichnen: So ist klar, welche Stunden in welches Zeitfenster fallen.

Zur Planung der Schichten hilft der Ratgeber Schichtplan für Events. Den Preisüberblick über alle Rollen findest du unter Was kostet Eventpersonal?. Unsere Leistungen für Auf- und Abbau stehen unter Stagecrew.