Stagecrew-Kosten: So budgetierst du die Crew für eine ganze Produktion

Die Kosten einer Stagecrew ergeben sich aus der Summe aller Personenstunden über alle Phasen, multipliziert mit dem Stundensatz. Typische Agenturpreise für Stagehands liegen 2026 bei etwa 21 bis 35 € netto pro Stunde. Bei PH Personal Solutions startet die Local Crew bei ab 25 € pro Stunde netto zzgl. MwSt.

Zur Einordnung: Eine Stadtfest- oder Open-Air-Bühne mittlerer Größe mit Aufbau, Show-Bereitschaft und Abbau an einem Tag kommt schnell auf 120 bis 130 Personenstunden. Das sind bei 25 € gut 3.000 € netto. Eine Hallenproduktion mit fertiger Bühne und nur Backline braucht deutlich weniger, ein Festival mit mehreren Bühnen ein Vielfaches.

Wie sich der Einzelsatz zusammensetzt, erklärt der Ratgeber Stagehand-Kosten pro Stunde. Hier geht es um das Budget der ganzen Crew.

Der häufigste Kalkulationsfehler ist eine feste Crewgröße für den ganzen Tag. Eine Produktion hat Phasen mit sehr unterschiedlichem Bedarf:

• Load-in: Lkw entladen, Bühne, Traversen, PA und Licht aufbauen. Hier brauchst du die meisten Leute.
• Show-Bereitschaft: Ein bis zwei Stagehands für Notfälle, Bühnenreinigung und Kleinigkeiten.
• Changeover: Umbauten zwischen Acts. Kurz, aber mit vielen Händen gleichzeitig.
• Load-out: Abbau und Verladen. Geht schneller als der Aufbau, braucht aber oft mehr Leute, weil die Trucks pünktlich vom Gelände müssen.

Orientierung zur Größe gibt der Rider der Produktion, also die Angabe, wie viele Hands die Tourcrew pro Phase anfordert. Wie du das für Konzerte einschätzt, steht im Ratgeber Wie viele Stagehands braucht ein Konzert?. Die Abläufe beim Laden erklärt Load-in und Load-out.

Eine Open-Air-Bühne mit Konzert am Samstagabend. Die Bühne wird am Samstag aufgebaut, der Abbau läuft am Sonntag ab 8 Uhr, damit keine Nachtarbeit anfällt.

• Load-in Samstag: 8 Stagehands × 8 Stunden = 64 Personenstunden
• Show-Bereitschaft und Changeover bis Showende um 22 Uhr: 2 Stagehands × 6 Stunden = 12 Personenstunden
• Load-out Sonntag: 10 Stagehands × 5 Stunden = 50 Personenstunden
• Summe: 126 Personenstunden

Bei 25 € netto: 3.150 € netto. Mit 10 % Puffer für Verzögerungen: 3.465 € netto, das sind 4.123,35 € brutto inklusive 19 % MwSt.

Im Marktrahmen läge dieselbe Crew zwischen 2.646 € (21 €) und 4.410 € netto (35 €), jeweils ohne Puffer.

Nicht enthalten sind hier: Sonntagszuschläge für den Load-out, ein Crewchief, Staplerfahrer und Anfahrt. Diese Positionen kommen je nach Produktion laut Angebot dazu. Gerade der Sonntagsabbau ist ein Kostenpunkt, den du früh einplanen solltest.

Angestellte Stagehands dürfen nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) werktäglich höchstens 10 Stunden arbeiten. Nach Schichtende stehen ihnen 11 Stunden Ruhezeit zu, bevor die nächste Schicht beginnt.

Für dein Budget heißt das:

• Ein Produktionstag von 7 Uhr bis nach Mitternacht lässt sich nicht mit einer Crew abdecken. Du brauchst eine Aufbau- und eine Abbaucrew.
• Wer nachts bis 3 Uhr abbaut, kann nicht um 8 Uhr beim nächsten Aufbau stehen. Bei mehrtägigen Produktionen musst du die Schichten so legen, dass Ruhezeiten eingehalten werden.
• Für Arbeit an Sonntagen und Feiertagen erlaubt das ArbZG Ausnahmen bei Veranstaltungen, die Mitarbeitenden haben dann aber Anspruch auf einen Ersatzruhetag.

Ein seriöser Anbieter plant das mit ein. Ein Angebot mit 14-Stunden-Schichten für dieselben Leute ist ein Warnsignal, kein Sparvorteil.

Der Abbau direkt nach Showende ist bei Konzerten der Normalfall, weil Trucks weiterfahren und die Location am nächsten Morgen frei sein muss. Er fällt damit fast immer in die Nachtstunden, bei einer Samstagsshow nach Mitternacht sogar auf einen Sonntag.

Für diese Stunden berechnen Agenturen Zuschläge auf den Stundensatz. Bei PH stehen sie transparent im Angebot. Wie sich Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge zusammensetzen und was davon gesetzlich geregelt ist, erklärt der Ratgeber Zuschläge beim Eventpersonal.

Praktisch: Kann der Abbau am nächsten Morgen stattfinden, sparst du Zuschläge und hast ausgeruhte Leute. Das klappt aber nur, wenn die Location es zulässt und das Equipment über Nacht gesichert ist.

Eine Crew besteht selten nur aus Stagehands. Plane diese Positionen separat:

• Crewchief: ab etwa sechs bis acht Leuten sinnvoll, damit eine Person Aufgaben verteilt und Ansprechpartner für deine Produktionsleitung ist.
• Staplerfahrer: nur mit Ausbildung nach DGUV Grundsatz 308-001 und schriftlicher Beauftragung. Der Satz liegt über dem Helferpreis.
• Rigger: für Lastpunkte und Arbeiten in der Höhe eine eigene Fachrolle, die nicht durch Stagehands ersetzt werden kann.
• Werkzeug, Hänger, Fahrzeuge: PH bringt eigenes Werkzeug, Hänger und Material mit. Das spart dir Mietkosten, sollte aber im Angebot sichtbar sein.

Lass dir jede dieser Positionen einzeln ausweisen, damit du Angebote vergleichen kannst. Die Leistungen von PH dazu findest du unter Stagecrew.

Plane 10 bis 15 % Puffer auf die Personenstunden ein. Verspätete Trucks, Regen oder ein Technikproblem verlängern einen Aufbau schnell um eine Stunde, und bei zehn Leuten sind das zehn Personenstunden.

Beim Vergleich mehrerer Angebote:

• Gleiche Crewgröße und Stunden pro Phase vorgeben, sonst vergleichst du verschiedene Leistungen.
• Zuschläge für dieselben Uhrzeiten abfragen.
• Klären, ob ein Crewchief enthalten ist oder extra kostet.
• Mindestbuchung pro Person und Schicht prüfen.

Am Ende zählt der Gesamtbetrag für die Produktion, nicht der niedrigste Stundensatz.

So legst du jede Phase deiner Produktion an. Die Beispielzeile zeigt den Load-in aus dem Rechenbeispiel.