Schichtplan für Events: Vorlage und Arbeitszeitregeln

Die Tabelle weiter unten ist die Grundlage für jedes Event, vom Firmenfest bis zur Messe. Jede Spalte hat einen Zweck:

• Datum, Bereich, Aufgabe: Wo wird gearbeitet und was genau, zum Beispiel „Halle 2, Möbel stellen“ statt „Aufbau“.
• Person: Name oder Team. Für externe Crews reicht oft das Team-Kürzel, die Namensliste führt der Dienstleister.
• Start, Ende, Pause: Daraus ergibt sich die Arbeitszeit und die Prüfung gegen das Arbeitszeitgesetz.
• Ansprechpartner: Bei wem meldet sich die Person vor Ort.
• Qualifikation: Staplerschein, Einweisung, Höhenarbeit, Führerschein.
• Status: angefragt, bestätigt, eingecheckt.
• Bemerkung: PSA, Treffpunkt, Parkplatz, Besonderheiten.

Erfasse nur die personenbezogenen Daten, die du wirklich brauchst, und beschränke den Zugriff auf die Planenden.

Der Schichtplan folgt dem Ablaufplan, nicht umgekehrt. Teile das Event in Phasen und plane jede Phase mit eigener Besetzung:

• Load-in: Anlieferung, Aufbau, Verkabelung. Hoher Personalbedarf über wenige Stunden.
• Betrieb: Runner, Nachschub, Reinigung. Wenige Personen über lange Zeit.
• Umbauten: kurze Spitzen, zum Beispiel zwischen Sessions oder Acts.
• Load-out: Abbau und Verladung. Fast so viel Personal wie im Aufbau, oft in der Nacht.

Plane zwischen zwei Schichten 15 Minuten Überlappung für die Übergabe ein: Was ist erledigt, was ist offen, wo liegt welches Material? Wie Auf- und Abbau zeitlich ineinandergreifen, erklärt der Ratgeber Load-in und Load-out.

Das Arbeitszeitgesetz gilt für alle Beschäftigten, auch im Eventbereich und auch an Wochenenden. Die wichtigsten Regeln für die Planung:

• Tägliche Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG): 8 Stunden, verlängerbar auf höchstens 10 Stunden, wenn im Schnitt von 6 Monaten oder 24 Wochen 8 Stunden pro Werktag nicht überschritten werden.
• Pausen (§ 4 ArbZG): Bei mehr als 6 bis 9 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Pausen können in Abschnitte von mindestens 15 Minuten geteilt werden. Niemand arbeitet länger als 6 Stunden ohne Pause.
• Ruhezeit (§ 5 ArbZG): Nach Arbeitsende mindestens 11 Stunden ununterbrochen frei.
• Nachtzeit (§ 2 ArbZG): 23 bis 6 Uhr.
• Sonn- und Feiertage (§§ 9–11 ArbZG): grundsätzlich arbeitsfrei, mit Ausnahmen unter anderem für Messen, Märkte, Volksfeste und Musikaufführungen. Wer sonntags arbeitet, bekommt einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen.
• Aufzeichnung (§ 16 Abs. 2 ArbZG): Arbeitszeit über 8 Stunden pro Werktag muss der Arbeitgeber dokumentieren.

Konkret heißt das: Ein Aufbautag von 6 bis 18 Uhr mit einer Stunde Pause sind 11 Stunden Arbeit und damit zu viel. Teile ihn in zwei Schichten oder plane ein zweites Team ein. Endet der Abbau um 2 Uhr nachts, darf dieselbe Person frühestens um 13 Uhr wieder anfangen.

Das hängt von der Vertragsform ab. Beim Werkvertrag plant der Dienstleister seine Leute selbst und ist als Arbeitgeber für Arbeitszeit, Pausen und Aufzeichnung verantwortlich. Du gibst Zeitfenster und Ergebnis vor, nicht die einzelnen Schichten.

Bei der Arbeitnehmerüberlassung arbeitet das Personal nach deinen Weisungen. Dann unterliegt die Tätigkeit nach § 11 Abs. 6 AÜG den Arbeitsschutzvorschriften deines Betriebs, und du musst darauf achten, dass dein Schichtplan die ArbZG-Grenzen einhält. Die Unterschiede im Detail erklärt der Ratgeber Werkvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung.

Die Spalte Qualifikation verhindert, dass am Eventtag jemand auf dem Stapler sitzt, der dort nichts zu suchen hat. Typische Einträge:

• Stapler: Ausbildung nach DGUV Grundsatz 308-001 und schriftliche Beauftragung durch den Unternehmer
• Unterweisung: nach § 4 DGUV Vorschrift 1 vor Arbeitsbeginn, bei Eventstätten mit Bühnen auch zu den Regeln der DGUV Vorschrift 17/18
• PSA: Sicherheitsschuhe, Handschuhe, Warnweste in Anlieferzonen
• Führerschein: bei Runnern mit Fahraufgaben

Markiere Positionen, die nur mit Qualifikation besetzt werden dürfen, farbig. Dann siehst du bei einem Ausfall sofort, wen du als Ersatz einsetzen kannst.

Plane für Events ab etwa 10 Personen pro Schicht eine Reserve von rund 10 Prozent oder mindestens einen Springer ein. Halte fest, wer bei Ausfällen entscheidet und wen er anruft.

Vom Schichtplan darf es nur eine gültige Version geben. Bewährt hat sich eine geteilte Tabelle mit Versionsnummer und Datum im Dateinamen, Änderungen in einer eigenen Spalte oder farbig markiert, und eine Nachricht an alle Betroffenen bei jeder Änderung. Ausgedruckte Pläne vor Ort tragen die Versionsnummer gut sichtbar.

Der Schichtplan ist auch die Grundlage für die Rechnung. Gleiche nach dem Event die geplanten Zeiten mit den tatsächlichen Stunden auf den Stundenzetteln ab. Schichten in der Nacht, am Sonntag oder an Feiertagen werden mit Zuschlägen berechnet. Wie Agenturen diese abrechnen und was für die Löhne gilt, steht im Ratgeber Zuschläge für Eventpersonal.

Wenn du Crews für Auf- und Abbau, Runner oder Gabelstaplerfahrer einplanst, findest du alle Rollen unter Leistungen. Für Einsätze in Ostwestfalen gibt es Crews direkt aus Bielefeld.

Lege eine Tabelle mit diesen Spalten an, zum Beispiel in Excel oder Google Sheets. Die Zeile zeigt ein Beispiel.