Notfall-Stagecrew: Was tun, wenn am Showtag Personal fehlt?

Am Showtag kostet ein hektischer Rundruf mehr Zeit als er spart. Bevor du irgendwen anrufst, beantwortest du drei Fragen:

• Was ist zeitkritisch? Alles, was bis Doors, Soundcheck oder Showbeginn stehen muss, hat Vorrang. Deko, Backstage-Möblierung oder Leergut können warten.
• Wer kann umgesetzt werden? Oft lässt sich ein Engpass an der Bühne mit Leuten aus Site oder Catering für zwei Stunden überbrücken, sofern die Aufgabe keine Qualifikation erfordert.
• Wie groß ist die Lücke wirklich? Zwei fehlende Stagehands beim Load-Out sind ein Planungsproblem, zwei fehlende Leute im Changeover eines Headliners ein Showproblem.

Erst danach weißt du, ob du extern nachforderst, wie viele Personen und für welches Zeitfenster. Wenn die Lücke schon Tage vorher absehbar ist, hilft eher unser Ratgeber Eventpersonal kurzfristig organisieren.

Am Showtag rufst du an. Eine Mail oder ein Formular wird im Zweifel erst gelesen, wenn es zu spät ist. Halte beim Anruf eine Nachricht bereit, die du direkt hinterherschicken kannst:

• Adresse und Crew-Eingang, nicht nur der Name der Venue
• Call-Zeit und voraussichtliches Ende
• Aufgabe in einem Satz, zum Beispiel „Load-Out Bühne, Cases zur Rampe, Truck-Pack nach Ansage“
• Ansprechperson vor Ort mit Mobilnummer
• PSA und Parkhinweise

Realistisch planst du mit Anfahrt. Wir können kurzfristig innerhalb von 24 Stunden einsetzen, wo es möglich ist. Bei kurzfristigen Einsätzen an weiter entfernten Orten gilt meist eine Mindestbuchung von 6 Stunden pro Person, weil Anfahrt und Einsatz sonst in keinem Verhältnis stehen. Was eine vollständige Einsatzinfo enthält, steht im Ratgeber Crew-Call bei Veranstaltungen.

Wer nachrückt, arbeitet unter Umständen schon die zweite Schicht des Tages. Prüfe, dass die Höchstarbeitszeit von 10 Stunden nach ArbZG eingehalten bleibt.

Wetter ist der häufigste Grund, warum ein Open-Air-Showtag kippt. Die Entscheidung über Unterbrechung oder Abbruch trifft nie die Crew selbst, sondern die vorher benannte Person mit Abbruchbefugnis, meist Veranstaltungsleitung oder Produktionsleitung in Abstimmung mit dem Bühnenbauer.

• Wind: Maßgeblich sind die Windgeschwindigkeiten aus dem Prüfbuch beziehungsweise statischen Nachweis der Bühne. Daraus ergibt sich, ab wann Banner und Seitenplanen abgenommen werden und ab wann die Bühne geräumt wird.
• Gewitter: Viele Produktionen arbeiten mit der 30/30-Faustregel: Liegen zwischen Blitz und Donner weniger als 30 Sekunden, werden Bühne und Traversen geräumt. Weitergearbeitet wird frühestens 30 Minuten nach dem letzten Donner.
• Starkregen: Strom und Wasser vertragen sich nicht. Technik wird abgedeckt, Kabelwege und Verteiler werden kontrolliert, nasse Bühnenflächen werden rutschig.

Für die Crew heißt das: Wetter-Funkspruch kommt, alle gehen an den vereinbarten Sammelpunkt, niemand bleibt allein auf der Bühne zurück. Nach der Unterbrechung brauchst du oft mehr Hände als geplant, weil Planen, Abdeckungen und nasse Kabel zusätzliche Arbeit machen.

Ein Changeover, der aus dem Ruder läuft, hat selten nur eine Ursache. Typisch sind fehlende Hände an den Rollrisern, ein defekter Kanal beim Linecheck oder Backline, die nicht dort steht, wo sie stehen soll.

So reagierst du:

• Der Stage Manager entscheidet, ob umgestellt, gekürzt oder verschoben wird. Die Crew bekommt eine klare Ansage statt fünf parallele.
• Leute aus Bereichen, die gerade nicht laufen, gehen an die Bühne. Der Crewchief setzt sie um.
• Die Veranstaltungsleitung wird informiert, sobald der Zeitplan um mehr als ein paar Minuten kippt, denn Programm, Lärmzeiten und Abreise hängen daran.

Wie ein Changeover planmäßig abläuft und wo die Minuten verloren gehen, erklärt unser Ratgeber Changeover beim Konzert.

Ein Eskalationsplan gehört in die Produktionsunterlagen, bevor der Showtag beginnt. Er legt fest, wer bei welcher Lage entscheidet und wer informiert wird. Bewährt haben sich drei Stufen:

• Stufe 1, intern lösbar: Eine Person fehlt, ein Bereich hängt. Der Crewchief setzt Leute um und meldet es dem Stage Manager.
• Stufe 2, externe Hilfe nötig: Mehrere Personen fehlen oder der Zeitplan ist gefährdet. Die Produktionsleitung fordert extern nach und informiert die Veranstaltungsleitung.
• Stufe 3, Sicherheit oder Show betroffen: Unwetter, Unfall, Ausfall sicherheitsrelevanter Kräfte. Die Veranstaltungsleitung entscheidet über Unterbrechung oder Abbruch, Sanitätsdienst, Ordnungsdienst und gegebenenfalls Behörden werden einbezogen.

Zu jeder Stufe gehören Name und Mobilnummer der Entscheider, ein Funkkanal und ein Ersatz, falls jemand nicht erreichbar ist. Hänge den Plan an den Production Desk und gib ihn jedem Crewchief.

Wer am Showtag dazukommt, kennt weder Gelände noch Leute. Fünf Minuten Einweisung sparen dir die halbe Stunde, die sonst mit Suchen und Nachfragen verloren geht:

• Fluchtwege, Sammelplatz und Ersthelfer
• Bereiche mit Helmpflicht und hängenden Lasten
• Wer gibt Anweisungen, wer ist der Crewchief?
• Wo stehen Material, Cases und Werkzeug?
• Pausenregelung und Schichtende

Die Unterweisung ist keine Formsache, auch nicht unter Zeitdruck. Gerade Leute, die gehetzt ankommen, übersehen Kabelbrücken, Staplerverkehr und offene Bühnenkanten. Wenn du eine Stagecrew suchst, die schon eingespielt anreist, findest du auf unserer Seite zur Stagecrew alle Details.

Notfälle lassen sich nicht verhindern, aber ihre Wirkung schon. Vor dem nächsten Showtag lohnen sich vier Dinge:

• Puffer einplanen: Bei längeren Showtagen ein bis zwei Personen mehr als rechnerisch nötig.
• Rufbereitschaft absprechen: Mit deinem Dienstleister klären, wer am Showtag telefonisch erreichbar ist.
• Telefonliste aktuell halten: Alle Crewchiefs, Stage Manager und Entscheider mit Mobilnummer auf einem Blatt.
• Schichten realistisch planen: Wer schon im Aufbau zehn Stunden gearbeitet hat, steht für den Load-Out nicht mehr zur Verfügung. Wie du das sauber planst, erklärt der Ratgeber Schichtplan für Events.

Am Showtag selbst erreichst du uns am schnellsten telefonisch unter +49 176 41888893.

So sieht eine Zeile aus deinem Eskalationsplan aus. Lege für jede Stufe eine eigene Zeile an.