Crew-Call bei Veranstaltungen – Bedeutung, Ablauf und wichtige Angaben

Der Begriff hat in der Veranstaltungsbranche zwei Bedeutungen, die eng zusammenhängen:

• Die Uhrzeit: „Crew Call 7:00“ heißt, dass um 7 Uhr alle am Treffpunkt stehen, Sicherheitsschuhe an, Handschuhe dabei, bereit für die Einteilung. Wer um 7 Uhr erst den Parkplatz sucht, ist zu spät.
• Die Nachricht: Die Einsatzinfo, die alle Beteiligten vorab bekommen, mit Ort, Zeiten, Aufgabe und Kontakt. Bei großen Produktionen ist das ein Auszug aus dem Call Sheet der Produktion.

Ab der Call-Zeit läuft in der Regel auch die bezahlte Arbeitszeit. Deshalb lohnt es sich, die Zeit präzise zu setzen: Ein Call eine Stunde zu früh bedeutet bei 20 Stagehands 20 bezahlte Stunden Warten.

Ein vollständiger Crew-Call beantwortet jede Frage, die sonst am Telefon gestellt würde:

• Veranstaltung und Datum, bei mehrtägigen Einsätzen jeder Tag einzeln
• Adresse mit Crew-Eingang: Tor, Rampe oder Ladezone, ideal mit Pin oder Lageplan
• Call-Zeit und voraussichtliches Ende, getrennt nach Load-In und Load-Out
• Ansprechperson vor Ort mit Mobilnummer, meist der Crewchief
• Aufgabe in einem Satz, zum Beispiel „Load-In Licht und Bühne“
• PSA: Sicherheitsschuhe, Handschuhe, Helm, wenn über Kopf gearbeitet wird
• Kleidung: bei Shows meist schwarz ohne Aufdruck
• Parken und Anfahrt: Wo darf die Crew parken, gibt es ÖPNV?
• Akkreditierung: Ausweis mitbringen, Liste beim Einlass
• Verpflegung: Gibt es Crew-Catering oder nicht?

Was davon noch nicht feststeht, kennzeichnest du als vorläufig, statt es wegzulassen.

Die Call-Zeit leitest du rückwärts aus dem Ablauf ab. Wenn der erste Truck um 8 Uhr an der Rampe steht, braucht die Crew vorher Zeit für Einteilung und Unterweisung. Ein Call um 7:30 Uhr ist dann realistisch.

Bei größeren Produktionen lohnen sich gestaffelte Calls:

• Rigging zuerst, weil oben gearbeitet wird, bevor am Boden aufgebaut werden kann
• Licht und Audio, sobald die Punkte hängen
• Bühne und Backline zuletzt

So stehen nicht alle Leute gleichzeitig herum. In welcher Reihenfolge die Gewerke beim Aufbau arbeiten, erklärt unser Ratgeber Load-In und Load-Out. Plane außerdem den Crew-Call für den Load-Out separat: Er liegt meist kurz vor Showende und braucht oft frische Leute, weil die Aufbaucrew nach dem Arbeitszeitgesetz nicht mehr als 10 Stunden am Tag arbeiten darf.

Bewährt hat sich ein Rhythmus in drei Schritten:

• Zwei bis drei Tage vorher: Crew-Call an alle Beteiligten, mit Versionsnummer, zum Beispiel „V1“.
• Am Vorabend: kurze Bestätigung, ob alles gilt. Wer nicht antwortet, wird angerufen.
• Bei Änderungen: neue Version mit Datum, geänderte Punkte hervorgehoben, alte Version ausdrücklich ungültig.

Nutze einen Kanal, den alle lesen, zum Beispiel eine Messenger-Gruppe pro Einsatz. Eine Mail am Freitagabend für einen Call am Samstag um 6 Uhr liest erfahrungsgemäß nicht jeder. Bei externen Dienstleistern schickst du den Crew-Call an den Crewchief, der ihn an sein Team weitergibt. Welche Rolle der Crewchief dabei spielt, beschreibt der Ratgeber Was macht ein Crewchief?.

Ein Crew-Call regelt die Organisation, nicht die Sicherheit. Vor Arbeitsbeginn braucht die Crew trotzdem eine Unterweisung am Einsatzort:

• Fluchtwege, Sammelplatz und Ersthelfer
• Bereiche mit hängenden Lasten und Helmpflicht
• Staplerverkehr und Ladezonen
• Besonderheiten der Venue, etwa Hausordnung oder Rauchverbot

Plane dafür fünf bis zehn Minuten nach der Call-Zeit ein. Welche Regeln beim Bühnenaufbau gelten, fasst der Ratgeber Sicherheitsvorschriften beim Bühnenaufbau zusammen.

Die meisten Verzögerungen am Einsatztag entstehen durch Kleinigkeiten im Crew-Call:

• „Treffpunkt: Halle“: Zehn Leute warten am Haupteingang, die Produktion an der Rampe auf der Rückseite. Nenne immer den konkreten Eingang.
• Keine Mobilnummer: Wer sich verfährt, kann niemanden erreichen.
• Zwei Versionen im Umlauf: Die Hälfte der Crew kommt um 7, die andere um 8 Uhr.
• Ende fehlt: Leute planen Anschlusstermine, die dann mit dem Load-Out kollidieren.
• PSA unklar: Wer ohne Sicherheitsschuhe kommt, darf in vielen Venues nicht arbeiten.

Wenn du die Crew nicht selbst zusammenstellen willst, übernimmt das ein Dienstleister mit eigener Stagecrew. Du schickst dann einen Crew-Call an den Crewchief, und der kümmert sich um den Rest.

So sieht eine Zeile im Crew-Call aus. Lege bei gestaffelten Calls eine Zeile pro Department an.