Sommerfest organisieren: Zeitplan und Personal für Auf- und Abbau

Sommerfeste fallen in die Hochsaison. Zeltverleiher, Bühnenbauer und Eventcrews sind zwischen Juni und September parallel für Festivals und Stadtfeste gebucht. Plane deshalb rückwärts vom Festtag:

• 12 Wochen vorher: Datum, Gästezahl, Budget, Gelände festlegen. Zelte, Bühne und Toilettenwagen reservieren.
• 8 Wochen vorher: Catering, Technik und Crew für Auf- und Abbau anfragen. Lageplan mit Zelten, Stromverteilern, Wegen und Rettungswegen zeichnen.
• 4 Wochen vorher: Ablaufplan, Schlechtwettervariante und Abbauzeiten festlegen. Nachbarn informieren, falls es laut wird.
• 1 Woche vorher: finale Gästezahl, Schichtplan, Ansprechpartner und Anlieferzeiten an alle Dienstleister.
• Vortag: Zeltaufbau, Bauzaun, Bodenschutz, Strom.
• Festtag: Möblierung, Deko, Bars, Abnahme durch die Eventleitung.
• Folgetag: Abbau, Rückgabe, Endreinigung des Geländes.

Die übergreifende Planung von Budget bis Nachbereitung findest du in der Firmenevent-Checkliste.

Der Faustwert von einem Helfer pro 40–50 Gäste gilt für ein typisches Firmenfest mit Zelt, Bierzeltgarnituren, Stehtischen, Bar und kleiner Bühne. Genauer wird es, wenn du nach Aufgaben rechnest:

• Bierzeltgarnituren: Zwei Personen stellen eine Garnitur in wenigen Minuten. Für 40 Garnituren inklusive Abladen und Ausrichten plane mit vier Helfern rund 1,5 Stunden.
• Bauzaun: Ein Standardelement ist 3,50 m lang. 100 m Zaun sind knapp 30 Elemente mit Füßen und Schellen, für drei Personen etwa 2 Stunden inklusive Verteilen.
• Bodenschutz und Kabelbrücken: je nach Fläche 1–2 Personen über mehrere Stunden.
• Deko, Beschilderung, Müllstationen: 2 Personen für 2–3 Stunden.

Großzelte, Bühnen und Technik bauen in der Regel die Verleiher mit eigenem Personal auf. Frag aber nach, ob sie Helfer für das Abladen vor Ort erwarten. Für Zäune, Absperrungen, Banner und Fluchtwegbeschilderung gibt es eine eigene Sitecrew. Was beim Stellen von Zäunen zu beachten ist, steht im Ratgeber Bauzaun für Veranstaltungen.

Prüfe das Gelände vor der Planung: Untergrund (Rasen, Schotter, Asphalt), Gefälle, Zufahrt für LKW, Stromanschlüsse, Wasser und Abwasser. Auf Rasen brauchst du Bodenschutzplatten für Wege und Fahrzeuge, sonst wird aus dem Firmengarten bei Regen ein Acker.

Zelte über 75 m² Grundfläche gelten nach Bauordnungsrecht als Fliegende Bauten. Sie brauchen eine Ausführungsgenehmigung mit Prüfbuch, und die Bauaufsicht kann vor der Nutzung eine Gebrauchsabnahme verlangen. Seriöse Verleiher liefern das Prüfbuch mit. Lass dir zeigen, ab welcher Windgeschwindigkeit das Zelt geräumt werden muss.

Rettungswege bleiben frei, auch wenn es eng wird. Stell keine Kühlanhänger, Getränkepaletten oder Stehtische in die Wege zu den Ausgängen. Wie du Fluchtwege im Freien plant und beschilderst, erklärt der Ratgeber Fluchtwege bei Open-Air-Veranstaltungen.

Ein Sommerfest ohne Schlechtwettervariante ist kein Plan. Lege vorher fest, wer bei Wetterwarnungen entscheidet und was dann passiert:

• Regen: Seitenwände an die Zelte, Wege mit Platten auslegen, Kabel hochlegen, Ausweichfläche in der Halle vorbereiten.
• Wind und Gewitter: Grenzwerte aus dem Prüfbuch des Zeltes beachten, Banner und Sonnenschirme rechtzeitig abbauen, Gäste in feste Gebäude leiten.
• Hitze: Schatten, Trinkwasser und kürzere Arbeitsblöcke für die Crew. Schwere Aufbauarbeiten in die Morgenstunden legen.

Plane für den Wetterfall zwei Helfer zusätzlich ein, die bei Bedarf umbauen. Ein Zelt bei aufziehendem Gewitter mit Seitenwänden zu schließen, schaffst du nicht mit dem Barpersonal.

Während des Fests brauchst du deutlich weniger Personal als im Auf- und Abbau, aber die richtigen Rollen. Für 300 Gäste haben sich 2–3 Personen bewährt:

• ein Runner für Nachschub aus dem Lager an Bars und Buffet
• ein Springer für Müllstationen, Toilettenkontrolle und kleine Reparaturen
• bei Bedarf Parkplatzeinweisung auf dem Firmengelände

Service, Ausschank und Grill stellt meist der Caterer. Verkaufst du Getränke an Gäste, frag beim Ordnungsamt, ob eine Gestattung nötig ist. Bei einem rein internen Fest mit kostenloser Bewirtung ist das in der Regel kein Thema.

Ab 22 Uhr beginnt die Nachtzeit mit deutlich strengeren Lärmgrenzen. Paletten werfen, Bauzäune stapeln und LKW-Verladung sind in Wohngebieten dann tabu. Bewährt hat sich ein leiser Teilabbau am Abend (Deko, Wertsachen, Technik sichern) und der Hauptabbau am Folgetag ab 7 Uhr.

Zähle Mietmaterial beim Abbau direkt gegen den Lieferschein: Stehtischhussen, Gläserkisten und Kabelbrücken gehen sonst verloren und werden teuer nachberechnet. Fotos vom Gelände vor dem Aufbau und nach dem Abbau helfen bei der Rasen- und Schadensfrage.

Ein Rechenbeispiel für 300 Gäste: 8 Helfer im Aufbau mit je 6 Stunden und 6 Helfer im Abbau mit je 5 Stunden ergeben 78 Stunden. Bei einem Stundensatz ab 25 € pro Stunde netto zzgl. MwSt. sind das ab 1.950 € netto für Auf- und Abbau. Liegt das Fest auf einem Sonntag oder Feiertag, kommen Zuschläge hinzu, die im Angebot transparent ausgewiesen werden.

Für ein belastbares Angebot braucht die Agentur:

• Datum, Adresse, Gästezahl, Auf- und Abbauzeiten
• Lageplan mit Zufahrt, Untergrund und Lagerfläche
• Liste der Dienstleister und was diese selbst aufbauen
• Material, das bewegt werden muss (Garnituren, Zäune, Bodenplatten)
• Ansprechpartner vor Ort und Schlechtwetterplan

PH Personal Solutions stellt Auf- und Abbauhelfer, Sitecrew und Reinigung, mit Lager in Bielefeld und eigenem Material wie Hänger und Werkzeug. Alle Rollen findest du unter Leistungen, dein Fest beschreibst du direkt über die Crew-Anfrage.

Orientierung für ein Firmenfest mit Zelt, Bierzeltgarnituren, Bar und kleiner Bühne. Zelt- und Bühnenaufbau durch die Verleiher ist nicht enthalten.