Firmenevent-Checkliste: Was wann erledigt sein muss

Bevor du eine Location anfragst, müssen vier Dinge schriftlich feststehen: Anlass und Ziel, Gästezahl (mit Spanne), Budget und Wunschdatum mit zwei Alternativen.

• Budget: Plane einen Puffer von 10 bis 15 Prozent für Unvorhergesehenes ein. Typische Posten, die vergessen werden: Auf- und Abbaupersonal, Endreinigung, Entsorgung, Nachtzuschläge.
• Datum: Schulferien, Brückentage und Messen in deiner Stadt prüfen. In Messestädten sind Hotels und Crews in Messewochen knapp.
• Location: Kapazität, Barrierefreiheit, Anlieferung, Strom, Lagerflächen und Abbauzeiten. Für mehr als 200 Gäste in einem Raum muss die Location als Versammlungsstätte genehmigt sein; frag nach dem genehmigten Bestuhlungsplan.
• Freigaben: Wer entscheidet über Budget, Programm und Änderungen? Eine Person, nicht ein Gremium.

Jetzt buchst du alle Gewerke: Catering, Technik, Möbelverleih, Deko, Fotograf, Programm und das Personal für Auf- und Abbau. Fang beim Personal nicht mit einer Kopfzahl an, sondern mit einer Aufgabenliste:

• Was wird angeliefert und muss bewegt werden?
• Was bauen die Dienstleister selbst auf, wo brauchen sie Hilfe?
• Welche Aufgaben fallen während des Events an (Runner, Nachschub, Reinigung)?
• Was muss nach dem Event bis wann raus?

Aus dieser Liste ergibt sich die Crewgröße. Kläre auch die Vertragsform: Beim Werkvertrag organisiert der Dienstleister seine Leute selbst, bei der Arbeitnehmerüberlassung weist du sie an. Mehr dazu im Ratgeber Werkvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung. Welche Rollen du extern buchen kannst, siehst du unter Leistungen.

Erstelle einen Ablaufplan, der um 6 Uhr mit der ersten Anlieferung beginnt und mit der Schlüsselübergabe endet, nicht mit dem Einlass. Pro Zeile: Uhrzeit, was passiert, wer verantwortlich ist, wer beteiligt ist.

Sicherheit gehört in dieselbe Phase:

• Rettungswege: In NRW regelt die SBauVO NRW (angelehnt an die MVStättVO) Breiten von mindestens 1,20 m, je 200 Personen 1,20 m. Möbel, Bars und Deko dürfen sie nicht einengen.
• Erste Hilfe: Ersthelfer benennen, bei größeren Veranstaltungen einen Sanitätsdienst beauftragen.
• Koordination: Arbeiten Caterer, Technik und Crew gleichzeitig vor Ort, verlangen § 8 Arbeitsschutzgesetz und § 6 DGUV Vorschrift 1 eine Abstimmung der Arbeitgeber. Bei gegenseitiger Gefährdung, etwa Stapler und Fußgänger in derselben Anlieferzone, bestimmst du einen Koordinator mit Weisungsbefugnis.
• Sicherheitskonzept: Verpflichtend ist es nach Versammlungsstättenrecht bei mehr als 5.000 Besucherplätzen oder wenn die Art der Veranstaltung es erfordert.

Zwei Wochen vor dem Event bekommen alle Dienstleister das gleiche Paket: Ablaufplan, Lageplan mit Anlieferung und Lagerflächen, Kontaktliste mit Mobilnummern und die finale Gästezahl. Wenn mehr als ein Dokument im Umlauf ist, gib jedem eine Versionsnummer und ein Datum.

Für die Crew baust du einen Schichtplan mit Bereich, Aufgabe, Start, Ende, Pausen und Ansprechpartner. Am Vortag folgt ein kurzer Check: Sind alle Lieferungen bestätigt? Hat die Location den Ablauf? Ist geklärt, wer am Morgen aufschließt?

Am Eventtag gibt es genau eine Eventleitung, die alle Entscheidungen trifft. Sie ist nicht gleichzeitig Gastgeberin, Moderatorin oder Fotografin. Bewährt haben sich:

• ein Startbriefing für die Crew 15 Minuten vor Arbeitsbeginn mit Ablauf, Gefahrenstellen und Ansprechpartnern
• ein fester Kommunikationskanal: Funk oder eine Messenger-Gruppe pro Bereich
• ein Abschlussrundgang eine Stunde vor Einlass: Rettungswege frei, Beschilderung vollständig, Toiletten bestückt
• feste Kontrollrunden während des Events für Müll, Toiletten und Nachschub

Welche Aufgaben die Crew dabei typischerweise übernimmt, steht im Ratgeber Aufgaben einer Eventcrew.

Der Abbau ist Teil des Events. Plane dafür ein eigenes Team, denn wer morgens aufgebaut hat, darf nach Arbeitszeitgesetz nicht unbegrenzt weiterarbeiten. Nach dem Abbau:

• Übergabe der Location mit Protokoll und Fotos
• Mietmaterial gegen Lieferscheine zählen, Fehlmengen sofort melden
• Rechnungen gegen Angebot und Stundennachweise prüfen
• innerhalb einer Woche Feedback von Team und Dienstleistern einholen
• Checkliste für das nächste Event aktualisieren: Was fehlte, was war zu viel?

Wer in Ostwestfalen plant, findet Auf- und Abbaucrews, Runner und Reinigung bei PH Personal Solutions in Bielefeld. Für einzelne Formate gibt es eigene Ratgeber, etwa zum Sommerfest.

Lege die Checkliste in Excel oder Google Sheets mit diesen Spalten an. Jede Zeile ist eine Aufgabe.