Aufgaben einer Eventcrew: Wer macht was bei einer Veranstaltung?

Eine Eventcrew erledigt die körperliche und logistische Arbeit rund um eine Veranstaltung. Sie trägt, baut, stellt, sichert, räumt und fährt, damit Technik, Programm und Gäste an der richtigen Stelle zur richtigen Zeit zusammenkommen.

Genauso wichtig ist, was nicht zur Eventcrew gehört:

• Security und Ordnungsdienst: Einlasskontrolle und Bewachung sind Bewachungsgewerbe und erfordern eine Erlaubnis nach § 34a GewO. Das ist ein eigenes Gewerk.
• Service und Catering: Ausschank, Garderobe und Bedienung übernehmen Servicekräfte.
• Technikbedienung: Licht, Ton und Video richten Veranstaltungstechniker ein und fahren sie während der Show.

Die Eventcrew arbeitet all diesen Gewerken zu. Wenn du diese Grenze im Briefing klar ziehst, vermeidest du die häufigsten Missverständnisse am Einsatztag.

Welche Rollen du brauchst, hängt von Ort und Format ab. Die wichtigsten:

• Stagehands: arbeiten an der Bühne, entladen Trucks und bauen Licht, Ton und Video nach Anweisung mit auf und ab.
• Sitecrew: stellt Bauzäune und Absperrungen, montiert Banner und beschildert Fluchtwege. Den Unterschied erklärt der Artikel Stagecrew oder Sitecrew.
• Staplerfahrer: entladen Paletten, verteilen Zaunpakete und Bühnenteile. Sie brauchen Ausbildung und schriftliche Beauftragung nach DGUV Grundsatz 308-001.
• Aufbau- und Messehelfer: stellen Mobiliar, Bestuhlung und Messestände, packen aus und räumen Leergut weg.
• Runner: erledigen Besorgungen und Fahrten, mehr dazu in Was macht ein Runner?
• Reinigung: hält Wege, Backstage und Bühne während des Events sauber und übergibt die Fläche danach besenrein.
• Crewchief: teilt die Crew ein und ist Ansprechpartner der Produktion, siehe Was macht ein Crewchief?

Der Aufbau ist die arbeitsintensivste Phase. Typische Aufgaben in der richtigen Reihenfolge:

• Anlieferung: Lkw und Transporter entladen, Paletten mit dem Stapler abnehmen, Material nach Bereichen sortieren
• Gelände: Zäune und Absperrungen stellen, Wege und Zufahrten markieren, Fluchtwege beschildern
• Bühne und Technik: Podeste stellen, Truss vorbauen, den Technikern Cases und Kabel zuarbeiten
• Fläche: Bestuhlung, Stehtische, Bühnenmöbel, Bodenbelag und Deko nach Plan stellen
• Abschluss: Leergut abtransportieren, Kabelwege sichern, Fluchtwege kontrollieren, Fläche vor dem Einlass reinigen

Bei Messen kommt der Standbau dazu. Wer dafür eigene Leute, Messebauer oder Helfer einsetzt, vergleicht der Artikel Messebau-Personal.

Während des Events braucht es meist nur einen Teil der Aufbaucrew. Typische Aufgaben:

• Changeover auf der Bühne zwischen Programmpunkten
• Umbauten im Saal, etwa von Reihenbestuhlung auf Bankett nach dem Vortragsteil
• Kontrolle von Zäunen, Toren und Kabelbrücken auf dem Gelände
• Besorgungen und Fahrten durch Runner
• Reinigung von Wegen, Toiletten und Backstage

Nach dem Event folgt der Abbau, oft in der Nacht oder am Folgetag. Die Crew baut zurück, verlädt, zählt Mietmaterial, meldet Schäden und übergibt die Fläche an die Venue. Zum Schluss zeichnet die Produktion die Stundenliste gegen. Der Abbau geht meist schneller als der Aufbau, ist aber fehleranfälliger, weil alle müde sind und es eilig haben.

Ein Beispiel aus der gängigen Praxis: Gala mit Bühnenprogramm in einer Eventhalle, Anlieferung am Morgen, Einlass um 18 Uhr.

• 07:00 Crew Call: 6 Helfer, 1 Staplerfahrer, 1 Crewchief. Einweisung durch die Hallenleitung, Einteilung.
• 07:15 bis 10:00 Lkw entladen, Bühnenpodeste stellen, den Technikern Truss und Cases zuarbeiten
• 10:00 bis 13:00 Bestuhlung und Bankett-Tische stellen, Bodenbelag und Deko
• 13:00 Pause
• 13:30 bis 15:30 Restarbeiten, Leergut weg, Fluchtwege prüfen, Fläche reinigen. Danach Ende der Aufbauschicht.
• 18:00 bis 23:30 2 Helfer bleiben für Umbauten im Saal und kleine Besorgungen.
• 23:30 bis 03:00 eine zweite Schicht übernimmt den Abbau.

Die Teilung ist kein Luxus. Wer um 7 Uhr anfängt, darf nach Arbeitszeitgesetz höchstens 10 Stunden arbeiten. Aufbau und nächtlichen Abbau mit denselben Leuten zu planen, geht deshalb fast nie. Wie du solche Schichten sauber aufteilst, zeigt die Tabelle unten.

Alle Rollen verbindet Pünktlichkeit, Belastbarkeit und die Bereitschaft, nach Anweisung zu arbeiten. Darüber hinaus unterscheiden sich die Anforderungen:

• Stagehands: Umgang mit Cases und Truss, Fachbegriffe, oft Englisch. PSA: Sicherheitsschuhe S3, Handschuhe, Helm unter dem Rigging, Gehörschutz.
• Sitecrew: Arbeit bei jedem Wetter, Werkzeug wie Akkuschrauber und Zaunschellen. PSA: Sicherheitsschuhe, Handschuhe, Warnweste, Wetterschutz.
• Staplerfahrer: Fahrausweis, schriftliche Beauftragung und Einweisung auf das konkrete Gerät. PSA: Sicherheitsschuhe, Warnweste.
• Helfer im Saal: sauberes Arbeiten in Bereichen, die Gäste später sehen, oft dunkle Kleidung. PSA: Sicherheitsschuhe beim Aufbau.
• Runner: Führerschein, Ortskenntnis, Umgang mit Geld und Belegen.

Die Unterweisung zu Gefahren am Einsatzort ist Pflicht des Arbeitgebers nach Arbeitsschutzgesetz und DGUV Vorschrift 1, bei Fremdfirmen gemeinsam mit dem Veranstalter.

Für die Planung reicht es, drei Fragen sauber zu beantworten:

• Was muss bewegt und gebaut werden? Mengen, Gewichte, Anzahl der Lkw und ob ein Stapler nötig ist
• Wo wird gearbeitet? Bühne, Saal, Gelände oder Messehalle bestimmen die Rollen
• Wann? Aufbau, Event und Abbau mit Uhrzeiten, damit Schichten nach Arbeitszeitgesetz passen

Daraus ergibt sich, welche Rollen in welcher Stärke gebraucht werden. Eine Übersicht aller Rollen, die wir stellen, findest du unter Leistungen. Wer hinter PH Personal Solutions steht und wie wir arbeiten, steht auf der Seite Über uns.

So lässt sich die Crew für ein Firmenevent mit 400 Gästen auf die Phasen verteilen.