Das Wichtigste in Kürze
- Sieben Kernrollen decken die meisten Veranstaltungen ab, ergänzt um Fachgewerke wie Security, Sanitätsdienst und Elektrik.
- Konzerte brauchen vor allem Stagehands, Festivals zusätzlich Sitecrew und Staplerfahrer.
- Auf vielen Messegeländen dürfen nur die Vertragsspediteure der Messe Stapler fahren.
- Die Local Crew von PH startet ab 25 € pro Stunde netto zzgl. MwSt., unabhängig vom Veranstaltungstyp.
Inhalt9
Die sieben Kernrollen im Überblick
Fast jede Veranstaltung lässt sich mit diesen Rollen besetzen:
- Stagehands: Bühne, Technik und Backline auf- und abbauen, Trucks entladen, Changeovers.
- Sitecrew: Gelände vorbereiten, Bauzäune und Absperrgitter stellen, Banner hängen, Fluchtwege beschildern.
- Staplerfahrer: Lasten bewegen, nur mit Ausbildung nach DGUV Grundsatz 308-001 und schriftlicher Beauftragung.
- Messehelfer: Stände auf- und abbauen, Material in die Halle bringen, Leergut verstauen.
- Runner: Besorgungen, Botengänge, Fahrten, Unterstützung der Produktion.
- Reinigung: Gelände, Backstage und Bühne während und nach dem Event.
- Crewchief: führt die Crew, verteilt Aufgaben, ist Ansprechpartner für deine Leitung.
Der Unterschied zwischen den ersten beiden Rollen ist der häufigste Klärungspunkt. Stagehands arbeiten an der Bühne, die Sitecrew auf dem Gelände drumherum. Wer in solchen Crews arbeitet, zeigt die Seite Frauen in der Eventcrew.
Konzert in Halle oder Club
Beim Konzert dreht sich alles um die Bühne. Die Kernrolle sind Stagehands für Load-in, Changeovers und Load-out. Dazu kommen ein Crewchief ab etwa sechs bis acht Leuten und oft ein Runner für die Produktion.
Orientierungswerte aus der Branche:
- Clubshow: 2 bis 4 Stagehands
- Hallenkonzert mit ein bis zwei Sattelzügen: 8 bis 12 Stagehands im Load-in
- Arena: 20 Stagehands und mehr, zusätzlich Staplerfahrer an der Rampe
Die genaue Zahl steht im Rider der Tourproduktion. Sitecrew brauchst du in der Halle kaum, weil Absperrungen und Wege meist zur Ausstattung der Location gehören.
Festival und Open Air
Auf der grünen Wiese gibt es keine fertige Infrastruktur. Deshalb brauchen Festivals und Open Airs fast alle Rollen gleichzeitig:
- Sitecrew für Bauzäune, Absperrgitter, Banner und Fluchtwegbeschilderung
- Stagehands für Bühnenaufbau, Changeovers auf der Hauptbühne und Abbau
- Staplerfahrer für Bühnenteile, Zaunpakete und Getränkepaletten
- Runner für die Produktion und Künstlerbetreuung
- Reinigung während des Betriebs und beim Rückbau
Zur Einordnung: Beim Campus Festival Bielefeld war PH mit 35 Personen aus Stagehands und Sitecrew im Einsatz, inklusive der Changeovers auf der Mainstage. Wie du den Bedarf für dein eigenes Festival berechnest, zeigt Wie viel Personal benötigt ein Festival?.
Messe und Ausstellung
Auf Messen sind Messehelfer die Kernrolle. Sie bringen Material vom Lkw in die Halle, montieren Systemstände, verlegen Teppich und räumen nach Messeende alles wieder ein. Als Orientierung reichen für einen 30-m²-Systemstand oft 2 bis 3 Helfer an einem Aufbautag.
Zwei Besonderheiten solltest du kennen:
- Stapler: Auf vielen Messegeländen dürfen nur die Vertragsspediteure der Messe Stapler fahren. Kläre das vor der Buchung eigener Fahrer.
- Abgrenzung zum Messebau: Komplexe Sonderbauten gehören in die Hand eines Messebauers. Wann Helfer reichen und wann nicht, erklärt Messebau-Personal.
Die Leistungen dafür findest du unter Messehelfer.
Firmenevent, Gala und Sommerfest
Bei Firmenevents liegt der Aufwand selten in der Technik, sondern im Bewegen von Mobiliar. Die typische Besetzung:
- Aufbauhelfer für Bestuhlung, Tische, Bühnenpodeste, Deko
- Eventhelfer während der Veranstaltung für Umbauten, Nachschub und Botengänge
- Reinigung im laufenden Betrieb und nach dem Event
Für ein Firmenevent mit 300 Gästen rechnest du als Orientierung mit 4 bis 6 Helfern im Aufbau, 2 bis 3 während des Events und 4 bis 6 im Abbau. Bei ab 25 € pro Stunde netto zzgl. MwSt. liegt eine solche Besetzung je nach Stunden meist im niedrigen vierstelligen Bereich netto.
Die Aufgaben im laufenden Betrieb beschreibt Eventhelfer mieten, die für Auf- und Abbau Aufbauhelfer für Veranstaltungen.
Rollen, die ein eigenes Gewerk sind
Einige Aufgaben gehören nicht zum allgemeinen Veranstaltungspersonal, weil Gesetze oder Regeln eine eigene Qualifikation verlangen:
- Ordnungs- und Sicherheitsdienst: Bewachungsaufgaben wie Einlasskontrollen sind ein erlaubnispflichtiges Gewerbe nach § 34a GewO.
- Sanitätsdienst: wird je nach Größe und Risiko der Veranstaltung von der Genehmigungsbehörde gefordert und von Hilfsorganisationen gestellt.
- Elektrofachkräfte: für Stromverteilung und Anschlüsse.
- Rigger: für Lasten über Bühne und Publikum.
- Verantwortliche für Veranstaltungstechnik: schreibt die MVStättVO zum Beispiel bei Großbühnen und Szenenflächen über 200 m² vor.
Plane diese Gewerke getrennt und nenne in der Anfrage an deine Crew, wer sie stellt. So weiß jeder vor Ort, wo seine Aufgabe endet. Alle Rollen von PH findest du unter Leistungen.
Rollen nach Veranstaltungstyp
Leg für jeden Veranstaltungstyp Rollen, Crewgröße und Pflichtqualifikation an. Die Beispielzeile zeigt ein Open Air.
| Veranstaltungstyp | Typische Rollen | Orientierung Crewgröße | Wichtigste Qualifikation |
|---|---|---|---|
| Open Air, 5.000 Besucher | Stagehands, Sitecrew, Staplerfahrer, Runner, Reinigung, Crewchief | 25 bis 40 Personen im Aufbau | Staplerschein nach DGUV Grundsatz 308-001 |
Die Werte sind Orientierung aus der Branchenpraxis. Rider, Gelände und Zeitfenster können den Bedarf deutlich verschieben.
Checkliste: Die richtigen Rollen für dein Event
Tippe die Punkte an, die du schon erledigt hast.
Häufige Fragen
Inhaltlich keiner. Beide Begriffe meinen Personal, das du für Auf- und Abbau, Betrieb und Logistik einer Veranstaltung buchst. „Veranstaltungspersonal“ wird eher bei Behörden, Stadtfesten und klassischen Veranstaltungsstätten verwendet, „Eventpersonal“ im Agentur- und Firmenkontext. Wichtiger als der Begriff ist, welche Rollen sich dahinter verbergen.
