Wie viel Personal benötigt ein Festival? Richtwerte nach Besucherzahl

Die Tabelle in diesem Artikel zeigt, wie viele Leute du für Auf- und Abbau eines Festivals typischerweise einplanen solltest. Gezählt werden Stagehands und Sitecrew, also die Leute, die Zäune stellen, Bühnenteile tragen, Trucks entladen, Wege bauen und Material verteilen.

Die Werte gehen von einer Hauptbühne pro bis zu 15.000 Besucher und einem Gelände ohne Camping aus. Pro Kopf brauchen kleine Festivals mehr Personal als große, weil bestimmte Arbeiten immer anfallen: Ein Außenzaun, eine Bühne und eine Ladezone gibt es auch bei 800 Gästen.

Die Zahlen sind Orientierungswerte aus der Praxis, keine Vorgabe. Sie helfen dir, eine erste Größenordnung für Budget und Anfrage zu bekommen. Für die endgültige Planung rechnest du mit der Formel weiter unten nach.

Ein Festival hat neben der Auf- und Abbaucrew weitere Personalgruppen, die eigenen Regeln folgen:

• Ordnungsdienst und Security: Die Zahl legt das Sicherheitskonzept fest, das ab 5.000 Besucherplätzen nach MVStättVO beziehungsweise SBauVO NRW mit den Behörden abgestimmt wird.
• Sanitätsdienst: wird nach dem Gefährdungspotenzial der Veranstaltung berechnet, meist von einer Hilfsorganisation.
• Gastronomie und Kasse: hängen von der Zahl der Stände und Kassen ab.
• Fachfirmen: Bühnenbauer, Rigger, Ton, Licht und Elektrofachkräfte bringen eigenes Personal mit.

Diese Gruppen planst du getrennt. Wer sie in die Auf- und Abbaucrew einrechnet, landet bei Zahlen, mit denen niemand etwas anfangen kann.

Die Crewgröße ändert sich über das Festival stark. Plane jede Phase mit einer eigenen Zahl:

• Aufbau: volle Besetzung nach Tabelle. An den ersten Tagen eher Sitecrew für Zäune und Wege, später mehr Stagehands für Bühne und Technik.
• Showtage: meist ein Viertel bis ein Drittel der Aufbaucrew. Sie übernimmt Changeover, Kontrollgänge an den Zäunen, Nachschub und kleine Reparaturen. Wie ein Wechsel zwischen zwei Acts mit wenigen Leuten funktioniert, zeigt der Ratgeber Changeover beim Konzert.
• Abbau: ähnlich viele Leute wie im Aufbau, aber etwa halb so lange. Direkt nach dem letzten Act wird oft mit der größten Besetzung des ganzen Festivals gearbeitet, weil Trucks und Mietmaterial zu festen Zeiten abfahren.

In welcher Reihenfolge die Aufbautage ablaufen, beschreibt der Ratgeber Festivalaufbau planen.

Für eine belastbare Zahl gehst du in drei Schritten vor:

• Arbeitsstunden schätzen: Liste alle Aufgaben mit geschätzten Stunden auf. Bauzaun, Bühnenaufbau mit dem Bühnenbauer, Kabelbrücken, Beschilderung, Entladen.
• Zeitfenster bestimmen: Wie viele Stunden kann eine Person pro Tag arbeiten, und wie viele Tage hast du?
• Teilen und Puffer addieren: Arbeitsstunden geteilt durch Stunden pro Person im Zeitfenster, plus 10 bis 15 Prozent.

Beispiel: Ein Festival mit 8.000 Besuchern, drei Aufbautage zu je 9 Arbeitsstunden. Die Aufgabenliste ergibt 720 Arbeitsstunden. 720 geteilt durch 27 ergibt 26,7, mit Puffer also rund 30 Personen. Das liegt im Bereich der Tabelle.

Prüfe danach, ob die Arbeit parallel laufen kann. Dreißig Leute bringen nichts, wenn an einem Tag nur die Bühne gebaut werden kann und dort zehn Platz haben. Dann ist ein zusätzlicher Aufbautag besser als mehr Personal.

Zwei Festivals mit gleicher Besucherzahl können sehr unterschiedlich viele Leute brauchen. Mehr Personal brauchst du bei:

• mehreren Bühnen: Jede Bühne ist ein eigener Arbeitsbereich mit eigener Ladezone.
• Camping: Zäune, Wege, Sanitärbereiche und Beschilderung verdoppeln schnell die Fläche.
• langen Wegen: Wenn Material vom Lager einige hundert Meter getragen oder gefahren wird.
• kurzen Zeitfenstern: etwa wenn das Gelände erst zwei Tage vorher frei ist.
• schwierigem Untergrund: Rasen, Sand oder Gefälle brauchen Bodenschutz und machen jedes Bauteil schwerer.

Weniger brauchst du, wenn Dienstleister ihr eigenes Aufbaupersonal stellen, ein Bühnenfahrzeug statt einer gebauten Bühne kommt oder das Gelände dauerhaft eingezäunt ist.

Nach § 3 ArbZG darf niemand mehr als 10 Stunden am Tag arbeiten, und nach § 5 ArbZG braucht jeder danach 11 Stunden Ruhe. Für Showtage mit Programm von mittags bis nach Mitternacht heißt das: mindestens zwei Schichten. Für einen Nachtabbau direkt nach Showende brauchst du Leute, die tagsüber nicht gearbeitet haben.

Ab etwa zehn Personen in einem Arbeitsbereich lohnt sich eine Teamleitung, die selbst kaum trägt, aber Aufgaben verteilt und mit den Gewerken spricht. Bei 40 Leuten auf dem Gelände sind das schnell drei oder vier Teams mit jeweils einem Ansprechpartner.

PH Personal Solutions greift dafür auf einen Pool von über 120 Leuten mit einem Kernteam von 30 zurück. Damit lassen sich auch große Besetzungen über mehrere Schichten planen. Ob du eher Sitecrew für Gelände oder Stagecrew für die Bühne brauchst, hängt von deiner Aufgabenliste ab. Für reine Konzerte ohne Festivalgelände rechnest du besser mit dem Ratgeber Wie viele Stagehands braucht ein Konzert?.

Richtwerte für Stagehands und Sitecrew ohne Security, Sanitätsdienst, Gastronomie und Fachfirmen. Basis: eine Hauptbühne je bis zu 15.000 Besucher, kein Camping.