Festivalaufbau planen – Zeitplan und Phasen vom Vorlauf bis zum Abbau

Ein Festivalaufbau lässt sich in fünf Phasen gliedern, die jeweils eigene Fristen haben:

• Vorlauf (12 bis 6 Monate vorher): Gelände, Genehmigungen, Sicherheitskonzept, Hauptdienstleister.
• Feinplanung (12 bis 4 Wochen vorher): Bauzeitenplan, Lieferfenster, Crewbuchung, Lageplan in finaler Fassung.
• Aufbautage vor Ort: je nach Größe ein bis sieben Tage.
• Showtage: Betrieb, Changeover, Kontrollgänge, kleine Umbauten.
• Abbau: Rückbau in umgekehrter Reihenfolge und Übergabe der Fläche.

Diese Phasen überlappen sich. Während die Bühne steht, wird an den Rändern noch gezäunt, und während des letzten Acts beginnt hinter der Bühne schon das Verladen. Ein guter Plan macht diese Überschneidungen sichtbar, statt sie dem Zufall zu überlassen.

Bevor du einen Bauzeitenplan schreiben kannst, brauchst du drei Dinge: ein genehmigtes Gelände, ein Sicherheitskonzept und einen Lageplan.

Für Veranstaltungen mit mehr als 5.000 Besucherplätzen verlangt die MVStättVO beziehungsweise in NRW die SBauVO ein Sicherheitskonzept, das mit Behörden und Feuerwehr abgestimmt wird. Darin stehen unter anderem Rettungswege, Zufahrten für Einsatzkräfte und Sammelflächen. Diese Vorgaben bestimmen, wo Zäune, Tore und Bühnen stehen dürfen. Was dabei für Fluchtwege gilt, erklärt der Ratgeber Fluchtwege beim Open Air.

Außerdem buchst du in dieser Phase die Dienstleister mit langen Vorlaufzeiten: Bühnenbauer, Ton und Licht, Stromversorgung, Sanitär und Zaunvermietung. Ihre Lieferzeiten bestimmen später das Gerüst deines Aufbauplans.

Für ein Festival mit einer Hauptbühne und rund 10.000 Besuchern sieht ein typischer Ablauf über vier Tage so aus:

• Tag 1: Gelände vermessen und markieren, Bodenschutzplatten auf Fahrwegen legen, Bauzaun am Außenring stellen, Container und Lagerflächen einrichten.
• Tag 2: Bühnenbauer stellt die Bühne, Strom und Wasser werden verlegt, die Sitecrew zäunt Innenbereiche, Backstage und Wellenbrecherzonen ab.
• Tag 3: Rigging, Licht, Ton und Video auf der Bühne, parallel Gastronomie, Toiletten, Kabelbrücken und Beschilderung auf dem Gelände.
• Tag 4: Banner, Deko, Fluchtwegbeschilderung, Feinarbeiten, Begehung und Abnahme.

Kleinere Festivals schaffen das in ein bis zwei Tagen, große Festivals mit Camping brauchen eine Woche oder mehr. Die Reihenfolge bleibt dieselbe. Wie viele Leute du für jeden dieser Tage einplanst, steht im Ratgeber Wie viel Personal benötigt ein Festival?.

Die meisten Verzögerungen entstehen nicht durch langsame Arbeit, sondern durch Warten. Ein Bühnenteil kommt zu spät, also kann nicht geriggt werden, also steht die Lichtfirma herum, also verschiebt sich der Soundcheck.

Schreib deshalb für jede Aufgabe auf, worauf sie wartet:

• Fahrwege brauchen Bodenschutz, bevor der erste Lkw aufs Gras fährt.
• Der Außenzaun muss stehen, bevor teures Material über Nacht auf dem Gelände bleibt.
• Rigging braucht eine fertige Bühnenkonstruktion und einen freien Bereich darunter.
• Banner und Beschilderung kommen erst, wenn Zäune und Tore ihre endgültige Position haben.

Plane vor der Abnahme mindestens einen halben Tag Reserve ein. Und lege Lieferfenster so, dass nie zwei große Lieferungen gleichzeitig an derselben Zufahrt stehen. Für schwere Ware an der Ladezone helfen Staplerfahrer aus Bielefeld mit Erfahrung auf Eventgeländen.

Am Ende des Aufbaus steht die Begehung mit Bauaufsicht, Feuerwehr und Veranstaltungsleitung. Geprüft werden unter anderem die Rettungswege, die Standsicherheit fliegender Bauten wie Bühne und Zelte und die Kennzeichnung der Notausgänge.

Plane die Begehung nicht auf die letzte Stunde vor Einlass. Wenn ein Rettungsweg zu schmal ist oder ein Zaunfeld fehlt, brauchst du Zeit und Leute, um nachzubessern. Halte für diesen Moment eine kleine Crew bereit, statt alle nach Hause zu schicken.

Nach der Abnahme beginnt der Betrieb. Jetzt reicht eine deutlich kleinere Crew für Changeover, Kontrollgänge entlang der Zäune und kleine Reparaturen. Wie ein Wechsel zwischen zwei Acts abläuft, zeigt der Ratgeber Changeover beim Konzert.

Der Abbau läuft in umgekehrter Reihenfolge: Deko und Banner zuerst, dann Technik, Bühne, Innenzäune und zuletzt Außenzaun und Bodenschutz. Er dauert meist etwa halb so lange wie der Aufbau, weil nichts mehr ausgerichtet oder abgenommen werden muss.

Zwei Punkte werden oft vergessen. Erstens die Arbeitszeit: Wer bis nach Mitternacht beim letzten Act Changeover gemacht hat, braucht nach § 5 ArbZG elf Stunden Ruhe, bevor er wieder arbeiten darf. Für einen Abbau direkt nach Showende brauchst du also eine eigene Crew. Zweitens die Rückgabe: Mietzäune, Bodenschutz und Container werden zu festen Terminen abgeholt. Diese Termine gehören in den Plan, sonst stehen Lkw vor einem halb abgebauten Gelände.

Wie das auf einem großen Gelände aussieht, zeigt das Projekt Campus Festival Bielefeld: Dort waren 35 Leute von PH Personal Solutions im Auf- und Abbau auf dem gesamten Gelände und bei den Changeovers auf der Mainstage im Einsatz. Wenn du für deinen Aufbau eine Sitecrew oder Stagecrew brauchst, liest du im Ratgeber Festivalpersonal buchen, wie die Buchung abläuft.

Orientierung für die zeitliche Abfolge. Größere Festivals ziehen die Fristen nach vorne, kleinere können später starten.