Festivalpersonal buchen – so kommst du zur richtigen Crew für dein Festival

Wer Festivalpersonal bucht, kauft keine Köpfe, sondern erledigte Aufgaben in einem festen Zeitfenster. Deshalb beginnt die Buchung nicht mit der Frage nach dem Preis, sondern mit einer klaren Beschreibung, was wann fertig sein muss.

• Rollen festlegen: Welche Arbeiten übernimmt externe Crew, welche deine eigenen Leute oder andere Dienstleister?
• Anfrage schicken: mit Ort, Phasen, Uhrzeiten, Aufgaben und Lageplan.
• Angebote vergleichen: Stundensatz, Zuschläge, Mindeststunden, Anfahrt und Vertragsform nebeneinanderlegen.
• Schriftlich bestätigen: Personenzahl, Zeiten und Leistungsumfang festhalten.
• Briefen: Crew-Call und Sicherheitsinfos rechtzeitig vor dem Einsatz verschicken.
• Abrechnen: Stundenzettel gegenzeichnen und Nachbesprechung machen.

Wie viele Leute du pro Phase brauchst, rechnest du am besten vorher mit dem Ratgeber Wie viel Personal benötigt ein Festival? aus. Dann fragst du mit einer belastbaren Zahl an statt mit einer Schätzung.

Auf einem Festival arbeiten mehrere Crewtypen nebeneinander. Buche sie getrennt nach Aufgabe, sonst stehen am Aufbautag die falschen Leute am falschen Ort.

• Stagehands: Bühnenauf- und -abbau, Ladearbeit an den Trucks, Changeover zwischen den Acts. Mehr dazu auf der Seite Stagecrew.
• Sitecrew: Bauzäune, Absperrungen, Banner, Beschilderung der Fluchtwege und Wege auf dem Gelände. Details unter Sitecrew.
• Gabelstaplerfahrer: Paletten, Bühnenteile und Getränke bewegen. Sie brauchen einen Fahrausweis nach DGUV Grundsatz 308-001 und eine schriftliche Beauftragung.
• Runner: Besorgungen, Fahrten und kurze Wege zwischen Backstage, Produktionsbüro und Lager.
• Crewchief: führt die Crew vor Ort und ist dein Ansprechpartner, damit du nicht jedem Einzelnen Aufgaben erklären musst.

Security, Sanitätsdienst und Gastronomie sind eigene Gewerke mit eigenen Qualifikationen. Sie gehören nicht in dieselbe Anfrage wie Auf- und Abbaupersonal.

Die Festivalsaison liegt zwischen Mai und September, und die meisten Veranstaltungen fallen auf dieselben Wochenenden. Wer im Frühjahr für ein Juli-Festival anfragt, hat die größte Auswahl. 8 bis 12 Wochen vor dem ersten Aufbautag ist ein guter Richtwert, für mehrtägige Festivals mit großer Crew eher mehr.

Du musst dafür noch nicht jedes Detail kennen. Für eine erste Anfrage reichen Datum, Ort, grobe Aufbau- und Abbautage und eine geschätzte Personenzahl. Feinplanung und genaue Uhrzeiten können später folgen, solange du sie spätestens zwei bis drei Wochen vorher bestätigst.

Fällt kurzfristig jemand aus oder kommt ein Arbeitsbereich dazu, ist Nachbuchen oft trotzdem möglich. Bei PH Personal Solutions ist ein Einsatz innerhalb von 24 Stunden machbar, wenn Leute verfügbar sind. Darauf solltest du deine Grundplanung aber nicht aufbauen.

Je genauer die Anfrage, desto genauer das Angebot. Diese Angaben sollten drinstehen:

• Ort und Zufahrt: Adresse, Einfahrt für Crew und Lieferverkehr, Parkmöglichkeiten.
• Phasen mit Uhrzeiten: jeder Aufbautag, Showtage und Abbau einzeln, mit Beginn und geplantem Ende.
• Aufgaben je Rolle: etwa 600 Meter Bauzaun stellen, zwei Bühnen ausladen, Changeover auf der Mainstage.
• Personenzahl je Phase: auch wenn sie noch vorläufig ist.
• Lageplan: mit Bühnen, Lagerflächen, Zufahrten und Rettungswegen.
• Besondere Anforderungen: Staplerschein, Höhenarbeit, Nachtarbeit, Englischkenntnisse für internationale Produktionen.
• Ansprechpartner vor Ort: Name und Telefonnummer.

Wenn es einen Ablaufplan oder Bauzeitenplan gibt, schick ihn mit. Er ersetzt viele Rückfragen.

Ein niedriger Stundensatz sagt wenig, solange du nicht weißt, was darin steckt. Lege die Angebote nebeneinander und prüfe diese Punkte:

• Stundensatz netto oder brutto: Gewerbliche Angebote nennen meist Nettopreise zuzüglich Mehrwertsteuer.
• Zuschläge: für Nacht, Sonntag und Feiertag. Sie sollten transparent im Angebot stehen.
• Mindeststunden: pro Person und Einsatz. Gerade beim Abbau nach der letzten Show ist das relevant.
• Anfahrt und Unterkunft: bei Einsätzen außerhalb der Region.
• Crewchief: im Preis enthalten oder separat berechnet?
• Vertragsform: Werkvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung. Davon hängt ab, wer der Crew Anweisungen gibt.
• Versicherung: Besteht eine Betriebshaftpflicht, und deckt sie Schäden bei der Arbeit an fremdem Material ab?

Was du beim Thema Schäden und Unfälle wissen musst, erklärt der Ratgeber Haftung und Versicherung bei Fremdpersonal.

Halte in der Auftragsbestätigung Personenzahl, Einsatzzeiten, Leistungsumfang und Preis schriftlich fest. Mündliche Absprachen am Telefon gehen in der Hektik der Festivalwoche verloren.

Spätestens eine Woche vor dem ersten Aufbautag sollte die Crew wissen, wann und wo sie sich meldet, was sie mitbringt und wen sie anruft, wenn sie im Stau steht. Diese Infos bündelst du in einem Crew-Call. Wie der aussieht, zeigt der Ratgeber Crew-Call bei Veranstaltungen.

Am ersten Tag gehört eine Sicherheitsunterweisung dazu: Gefahren auf dem Gelände, Rettungswege, Sammelpunkt, Erste Hilfe und Verhalten bei Gewitter. Sie ist nach DGUV Vorschrift 1 Pflicht und dauert meist nicht länger als 15 Minuten.

Lass dir die Stundenzettel jeden Abend vom Crewchief vorlegen und zeichne sie gegen. Dann gibt es bei der Rechnung keine Diskussion über Pausen oder Überstunden.

Nimm dir nach dem Abbau zehn Minuten für eine kurze Nachbesprechung: Wo habt ihr gewartet, wo fehlten Leute, welche Phase war überbesetzt? Diese Notizen sind die beste Grundlage für die Anfrage im nächsten Jahr, und mit dem Bauzeitenplan aus dem Ratgeber Festivalaufbau planen passt du die Zeiten an.

PH Personal Solutions wurde 2024 von Jona Laurin Pakebusch und Felix Hofer gegründet, die vorher selbst auf Festivals gearbeitet haben. Mehr über uns steht auf der Seite Über uns. Local Crew gibt es ab 25 € pro Stunde netto zzgl. MwSt., die Rückmeldung auf eine Anfrage kommt innerhalb von 48 Stunden. Deine Festivaldaten kannst du direkt über Crew anfragen schicken.