Sitecrew buchen – Ablauf von der Anfrage bis zum Briefing

Eine Sitecrew zu buchen dauert nicht lange, wenn die Unterlagen stimmen. Der Ablauf hat sechs Schritte:

• Anfrage: mit Lageplan, Zeiten, Aufgaben und Materialfrage.
• Rückfragen und Angebot: Personenzahl, Stunden, Zuschläge und gegebenenfalls Material und Transport.
• Bestätigung: schriftlich, mit Leistungsumfang und Vertragsform.
• Briefing: einige Tage vor dem Einsatz, mit Prioritäten, Ansprechpartnern und Sicherheitsinfos.
• Einsatz: Begehung zu Beginn, Aufbau nach Plan, Abnahme am Ende.
• Abschluss: Stundenzettel, Rechnung, kurze Nachbesprechung.

Was eine Sitecrew grundsätzlich macht und wie sie sich von anderen Crews abgrenzt, erklärt der Ratgeber Was ist eine Sitecrew?. Hier geht es darum, wie du sie bekommst und richtig einsetzt.

Für ein belastbares Angebot braucht die Crew mehr als Datum und Ort. Diese Angaben solltest du mitschicken:

• Lageplan: mit Zaunverlauf, Toren, Bühnen, Lagerflächen, Zufahrten und Rettungswegen.
• Mengen: Laufmeter Bauzaun, Zahl der Tore, Länge der Absperrgitter, Zahl der Banner und Schilder.
• Zeitfenster: wann das Gelände frei ist, wann der Aufbau fertig sein muss, wann der Abbau beginnt.
• Untergrund: Asphalt, Rasen, Schotter. Davon hängt ab, ob Füße beschwert oder Zäune zusätzlich gesichert werden müssen.
• Wege: Wie weit ist es vom Abladeplatz zu den Zaunlinien, und kann ein Fahrzeug mitfahren?
• Ansprechpartner: wer vor Ort entscheidet, wenn der Plan nicht zur Realität passt.

Je genauer die Mengen, desto genauer die Personenzahl im Angebot.

Die häufigste Lücke in einer Sitecrew-Buchung ist die Frage, wer das Material stellt. Kläre vorab:

• Wer liefert Bauzaunfelder, Betonfüße, Schellen und Streben, und wann kommen sie an?
• Wer bringt Kabelbinder, Banner, Beschilderung und Werkzeug mit?
• Wie kommt das Material vom Abladeplatz an die Zaunlinie? Mit Hänger, Stapler oder von Hand?

PH Personal Solutions bringt eigene Hänger, Werkzeug und Material sowie einen E-Fuhrpark mit und hat ein Lager in Bielefeld. Das spart bei Einsätzen in der Region Wege. Muss Material auf Paletten bewegt werden, brauchst du zusätzlich Gabelstaplerfahrer mit Fahrausweis nach DGUV Grundsatz 308-001 und schriftlicher Beauftragung.

Wie viele Leute du für eine bestimmte Zaunlänge rechnest und welche Regeln für Banner am Zaun gelten, steht im Ratgeber Bauzaun bei Veranstaltungen.

Ein gutes Briefing spart am Einsatztag Stunden. Schick es spätestens zwei bis drei Tage vorher an den Crewchief und gehe es zu Beginn des Einsatzes noch einmal vor Ort durch:

• Prioritäten: Welcher Bereich muss zuerst fertig sein? Meist Zufahrten und Außenzaun, dann Innenbereiche.
• Rettungswege: Wo sie liegen und welche Breite sie laut Sicherheitskonzept haben. Diese Flächen dürfen weder zugestellt noch verkleinert werden. Mehr dazu im Ratgeber Fluchtwege beim Open Air.
• Schnittstellen: Wann Bühnenbauer, Strom und Gastronomie auf dem Gelände arbeiten und wo die Sitecrew ihnen nicht im Weg stehen darf.
• Zugang: Akkreditierung, Parkplätze, Treffpunkt.
• Sicherheit: persönliche Schutzausrüstung, Erste Hilfe, Sammelpunkt, Verhalten bei Gewitter. Die Unterweisung ist nach DGUV Vorschrift 1 Pflicht.
• Kontakt: eine Telefonnummer, die während des gesamten Einsatzes erreichbar ist.

Sitecrews werden meist im Werkvertrag gebucht. Dann schuldet der Dienstleister ein Ergebnis, etwa einen fertig gestellten Zaunverlauf nach Lageplan, und sein Crewchief führt die Crew. Du sprichst mit dem Crewchief, nicht mit jedem Einzelnen.

Auf Wunsch ist auch Arbeitnehmerüberlassung möglich. Dann weist du die Leute direkt an und trägst dafür auch die Verantwortung im Arbeitsschutz. Welche Form passt, hängt davon ab, wie viel du selbst steuern willst.

Für Schäden am Material oder am Gelände ist die Betriebshaftpflicht des Dienstleisters zuständig. Was dabei zu beachten ist, beschreibt der Ratgeber Haftung und Versicherung bei Fremdpersonal.

Starte jeden Einsatz mit einer kurzen Begehung: Crewchief und Ansprechpartner laufen die wichtigsten Zaunlinien ab und gleichen den Plan mit dem Gelände ab. Bäume, Gullys oder neue Baustellen tauchen auf keinem Lageplan auf.

Am Ende des Aufbaus steht die Abnahme. Prüfe gemeinsam, ob alle Zäune verbunden und gesichert sind, ob Banner fest sitzen und ob die Rettungswege frei und beschildert sind. Was nicht passt, wird sofort nachgebessert, solange die Crew noch da ist.

Während der Veranstaltung lohnt sich eine kleine Sitecrew für Kontrollgänge, vor allem bei Wind. Bei PH Personal Solutions leitet Geschäftsführer Jona Laurin Pakebusch die Sitecrew und ist bei großen Projekten selbst als Crewchief vor Ort. Mehr über das Team steht auf Über uns, alle Leistungen der Sitecrew auf der Leistungsseite.