Das Wichtigste in Kürze
- Ein gutes Briefing passt auf eine Seite und ist drei bis fünf Tage vor dem Event bei der Crew.
- Beispiel Firmenevent mit 250 Gästen: 48 Personenstunden × 25 € = 1.200 € netto für Auf- und Abbau plus Helfer.
- Ein Lageplan mit Ladezone, Lagerfläche und Wegen spart am Einsatztag mehr Zeit als jede zusätzliche Person.
- Vor Ort gibt es genau einen Ansprechpartner, über den alle Änderungen laufen.
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Der Ablauf in fünf Schritten
Egal ob Firmenfeier, Konzert oder Messe, das Mieten von Eventpersonal folgt immer demselben Muster:
- Rollen festlegen: Welche Aufgaben fallen an, und welche Rolle passt dazu? Aufbauhelfer, Stagehands, Runner, Reinigung, Staplerfahrer.
- Anfrage stellen: Datum, Ort, Zeitfenster, Aufgaben und geschätzte Personenzahl. Eine Antwort von PH bekommst du innerhalb von 48 Stunden.
- Bestätigen: Angebot schriftlich annehmen, Vertragsform und Änderungsregeln festhalten.
- Briefing schicken: drei bis fünf Tage vor dem Einsatz, als ein Dokument für alle.
- Übergeben: am Einsatztag 10 bis 15 Minuten Einweisung, dann läuft alles über einen Ansprechpartner.
Für Bühnenproduktionen mit Rider und Trucks gibt es einen eigenen Ablauf mit Load-in und Load-out. Den beschreibt Stagecrew buchen. Dieser Ratgeber konzentriert sich auf Briefing und Übergabe, die bei jedem Event gleich wichtig sind.
Rollen festlegen, bevor du anfragst
Der häufigste Fehler in Anfragen ist „Wir brauchen Personal“. Besser ist eine Zeile pro Rolle und Phase. Welche Rollen es gibt und welche zu welchem Veranstaltungstyp passt, zeigt der Ratgeber Veranstaltungspersonal.
Ein Beispiel für ein Firmenevent mit 250 Gästen:
- Aufbau: 4 Helfer × 5 Stunden = 20 Personenstunden
- Während des Events: 2 Helfer × 6 Stunden = 12 Personenstunden
- Abbau: 4 Helfer × 4 Stunden = 16 Personenstunden
Zusammen sind das 48 Personenstunden. Bei ab 25 € pro Stunde netto zzgl. MwSt. ergibt das 1.200 € netto. Zuschläge für Nacht- oder Sonntagsstunden stehen bei PH transparent im Angebot. Wie viel Personal eine große Weihnachtsfeier braucht, zeigt der Ratgeber Personal für die Weihnachtsfeier.
Was ins Briefing gehört
Das Briefing ist das Dokument, das die Crew vor dem Einsatz liest. Es ersetzt zehn Telefonate. Diese Punkte gehören hinein:
- Event und Adresse: Name, Location, genaue Anschrift der Anlieferung, nicht nur der Haupteingang
- Zufahrt und Parken: Wo halten Transporter, wo parkt die Crew, gibt es Höhenbegrenzungen?
- Treffpunkt und Call-Zeit: zum Beispiel „Lieferanteneingang Nord, 7:45 Uhr“
- Ansprechpartner: Name und Mobilnummer einer Person, die am Einsatztag erreichbar ist
- Ablauf: Zeitfenster für Aufbau, Event und Abbau
- Aufgaben pro Rolle: wer stellt Stühle, wer läuft als Runner, wer übernimmt die Reinigung
- Kleidung und Schutzausrüstung: Dresscode bei Gästekontakt, Sicherheitsschuhe beim Aufbau
- Pausen und Verpflegung: wann, wo, ob es Catering gibt
- Zugang: Ausweise, Namensliste, Bändchen
Halte das Briefing auf einer Seite. Was nicht draufpasst, gehört in einen Anhang.
Lageplan und Fotos: der unterschätzte Teil
Ein einfacher Lageplan spart am Einsatztag oft mehr Zeit als eine zusätzliche Person. Markiere darauf Ladezone, Lagerfläche, Aufbaubereich, Toiletten, Pausenraum und den Sammelpunkt für Notfälle.
Drei Fotos helfen fast immer: die Zufahrt zur Anlieferung, der Weg von der Rampe zum Saal und der Raum im Ausgangszustand. Dazu Maße und Traglast von Lastenaufzügen, falls Material in ein anderes Stockwerk muss. Ein Aufzug mit 1.000 kg Traglast und 1,4 m Türbreite bestimmt das Tempo eines Aufbaus mehr als die Größe der Crew.
Der Raum im Ausgangszustand ist auch für den Abbau wichtig. Er zeigt, wie die Location am Ende wieder aussehen soll.
Sicherheit und Unterweisung klären
Die allgemeine Unterweisung nach DGUV Vorschrift 1 übernimmt der Arbeitgeber der Crew, bei PH also PH selbst. Als Veranstalter ergänzt du, was nur du weißt: Wo verlaufen Fluchtwege, wo hängen Feuerlöscher, wo ist der Erste-Hilfe-Kasten, welche Bereiche sind gesperrt?
Arbeiten mehrere Firmen gleichzeitig auf einer Fläche, müssen sich die Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz abstimmen. Dazu gehört zum Beispiel, dass der Caterer nicht in der Ladezone aufbaut, während Material per Hubwagen durchfährt.
In Versammlungsstätten gelten zusätzlich die Regeln der MVStättVO bzw. in NRW der SBauVO NRW, vor allem für Rettungswege. Sie dürfen auch während Auf- und Abbau nicht dauerhaft zugestellt werden.
Übergabe am Einsatztag und Abrechnung
Plane zu Beginn 10 bis 15 Minuten Übergabe ein: Begrüßung, kurzer Rundgang, Aufgaben verteilen, Fragen klären. Bei Teams ab sechs bis acht Personen läuft das über den Crewchief des Dienstleisters, nicht über jede Einzelperson.
Während des Events gilt: Änderungen nur über deinen Ansprechpartner und den Crewchief. Wer direkt einzelnen Helfern neue Aufgaben gibt, sorgt für Doppelarbeit und, im Werkvertrag, auch für rechtliche Unklarheit. Was Helfer während der laufenden Veranstaltung übernehmen können, steht im Ratgeber Eventhelfer mieten.
Zum Schluss zeichnest du die Stundenliste gegen. Für planbare Einsätze von PH gilt oft keine Mindestbuchung, bei kurzfristigen Einsätzen an weiter entfernten Orten meist 6 Stunden pro Person. Alle Rollen findest du unter Leistungen, deine Anfrage stellst du unter Crew anfragen.
Briefing-Vorlage
Leg jedes Feld des Briefings mit Beispiel und Frist an. Die Beispielzeile zeigt Treffpunkt und Call-Zeit.
| Feld | Beispielangabe | Bis wann |
|---|---|---|
| Treffpunkt und Call-Zeit | Lieferanteneingang Nord, 7:45 Uhr | 5 Tage vor dem Event |
Weitere Zeilen für Ansprechpartner, Ablauf, Aufgaben, Kleidung, Pausen und Zugang ergänzen.
Checkliste: Briefing für Eventpersonal
Tippe die Punkte an, die du schon erledigt hast.
Häufige Fragen
Drei bis fünf Tage vorher ist ein guter Zeitpunkt. Dann hat der Dienstleister Zeit, das Team einzuteilen und Rückfragen zu stellen, und die Angaben sind trotzdem aktuell. Ändert sich danach noch etwas, schick eine neue Version mit Datum im Dateinamen statt einzelner Nachrichten. So arbeitet am Einsatztag niemand mit einem veralteten Stand.
