Stagecrew buchen: Schritt für Schritt vom Briefing bis zum Load-out

Vom ersten Gedanken bis zur bezahlten Rechnung durchläuft jede Stagecrew-Buchung dieselben Stationen. Die Zeitangaben sind Orientierungswerte für eine eintägige Produktion:

• Schritt 1, vier bis acht Wochen vorher: Bedarf pro Phase aus Rider und Zeitplan ableiten.
• Schritt 2, drei bis sechs Wochen vorher: Anfrage mit Datum, Ort, Zeitfenstern, Aufgaben und Crewgröße stellen.
• Schritt 3, innerhalb weniger Tage: Angebot prüfen und mit anderen vergleichen.
• Schritt 4, zwei bis drei Wochen vorher: schriftlich bestätigen und die Vertragsform festlegen.
• Schritt 5, etwa eine Woche vorher: Crew-Call, Treffpunkt und Ansprechpartner fixieren.
• Schritt 6, Einsatztag: Ankunft, Unterweisung, Load-in, Show, Load-out.
• Schritt 7, ein bis drei Tage danach: Stundenzettel abgleichen, Rechnung prüfen, Erkenntnisse festhalten.

Welche Fragen du schon vor Schritt 2 beantworten solltest, sammelt der Ratgeber Stagehands mieten. Hier geht es um den Ablauf danach.

Die wichtigste Quelle ist der technische Rider der Produktion. Dort steht, wie viele Hands die Tourcrew für Load-in und Load-out erwartet. Fehlt ein Rider, leitest du den Bedarf aus der Materialmenge und den Zeitfenstern ab.

Als Orientierung aus der Branchenpraxis:

• Clubshow mit einem Transporter: 2 bis 4 Stagehands für Load-in und Load-out.
• Hallenkonzert mit ein bis zwei Sattelzügen: 8 bis 12 Stagehands im Load-in, im Load-out oft ein bis zwei mehr.
• Arena-Produktion mit mehreren Trucks: 20 Stagehands und deutlich mehr, aufgeteilt auf Rampe, Bühne und Fly-Bereich.

Schreib den Bedarf als Tabelle mit Phase, Personenzahl und Stunden auf. Ein Hallenkonzert sieht dann zum Beispiel so aus: Load-in 10 Personen × 6 Stunden, Show-Bereitschaft 2 Personen × 4 Stunden, Load-out 12 Personen × 4 Stunden. Das ergibt 116 Personenstunden. Diese Zahl ist die Grundlage für Angebot, Schichtplan und Abrechnung.

Mit der Tabelle aus Schritt 1 ist die Anfrage schnell geschrieben: Veranstaltungsort mit Ladezone, Datum, Zeitfenster pro Phase, Aufgaben, gewünschte Crewgröße und eine Kontaktperson. Bei PH Personal Solutions bekommst du innerhalb von 48 Stunden eine Antwort.

Im Angebot prüfst du dann:

• Stundensatz: Die Local Crew von PH startet bei ab 25 € pro Stunde netto zzgl. MwSt. Für das Hallenkonzert oben sind das 116 × 25 € = 2.900 € netto, also 3.451 € brutto.
• Zuschläge: Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden müssen im Angebot einzeln ausgewiesen sein.
• Mindestbuchung: Bei kurzfristigen Einsätzen an weiter entfernten Orten sind meist 6 Stunden pro Person üblich, sonst gibt es oft keine Mindestzeit.
• Crewchief, Anfahrt, Werkzeug: enthalten oder separat berechnet?

Vergleiche Angebote nur bei gleicher Crewgröße und gleichen Zeiten. Wie du das Gesamtbudget einer Produktion aufstellst, erklärt der Ratgeber zu den Stagecrew-Kosten. Welche Leistungen PH dabei abdeckt, steht auf der Seite Stagecrew.

Eine Anfrage oder ein Angebot reserviert noch keine Crew. Verbindlich wird die Buchung erst, wenn du das Angebot schriftlich annimmst und der Dienstleister bestätigt. Bis dahin können die Leute für einen anderen Auftrag eingeplant werden.

In die Bestätigung gehören Datum, Zeitfenster, Personenzahl pro Phase, Stundensatz, Zuschläge und die Regelung für Änderungen. Leg hier auch die Vertragsform fest. Beim Werkvertrag organisiert der Dienstleister seine Crew selbst und deine Anweisungen laufen über seinen Crewchief. Bei der Arbeitnehmerüberlassung arbeiten die Leute direkt nach deinen Weisungen. PH arbeitet standardmäßig im Werkvertrag, auf Wunsch auch in Arbeitnehmerüberlassung.

Diese Entscheidung bestimmt, wer am Einsatztag Aufgaben verteilt. Sie sollte deshalb nicht erst vor Ort fallen.

Der Crew-Call ist die Uhrzeit, zu der die Crew einsatzbereit am Treffpunkt steht, nicht die Uhrzeit, zu der sie losfährt. Lege ihn etwa 15 Minuten vor den ersten Arbeitsschritt, damit Check-in und Unterweisung nicht von der Aufbauzeit abgehen.

Schick spätestens eine Woche vorher ein kurzes Briefing mit:

• Adresse der Ladezone, Zufahrt und Parkmöglichkeit
• Crew-Call und Treffpunkt, zum Beispiel „Laderampe Halle 2, 7:45 Uhr“
• Name und Mobilnummer deines Ansprechpartners vor Ort
• Akkreditierung und Namensliste, falls die Location sie verlangt
• Schutzausrüstung: Sicherheitsschuhe, Handschuhe, bei Arbeiten unter Lasten ein Helm
• Verpflegung und Pausenort

Wie ein vollständiges Briefing für alle Rollen aussieht, zeigt der Ratgeber Eventpersonal mieten.

Am Einsatztag zählt die Reihenfolge. Nach dem Check-in unterweist der Crewchief seine Leute nach DGUV Vorschrift 1. Du ergänzt die Gefahren der Location: Fluchtwege, Ladezone, Bereiche mit hängenden Lasten.

Im Load-in wird in der Regel zuerst geriggt, dann folgen Bühne, PA, Licht und Backline. Während der Show bleiben ein bis zwei Stagehands in Bereitschaft. Wer mehrere Acts hat, plant zusätzlich Hände für die Umbauten ein; wie das läuft, steht im Ratgeber Changeover beim Konzert. Beim Load-out geht alles in umgekehrter Reihenfolge zurück auf die Trucks. Details zum Verladen erklärt Load-in und Load-out.

Achte auf das Arbeitszeitgesetz: höchstens 10 Stunden Arbeit pro Tag und 11 Stunden Ruhezeit danach. Eine Crew, die von 8 bis 16 Uhr aufbaut, kann nicht nach Showende bis 2 Uhr abbauen. Für den Load-out brauchst du dann eine zweite Crew.

Am Ende des Einsatzes führt der Crewchief eine Stundenliste mit Beginn, Ende und Pausen jeder Person. Lass sie vor Ort von deinem Ansprechpartner gegenzeichnen. Das ist die Grundlage der Rechnung und verhindert Diskussionen Wochen später.

Gleiche danach Plan und Realität ab: Hat der Load-in 6 Stunden gedauert oder 7,5? Waren 12 Leute im Load-out zu viele oder zu wenige? Notiere die echten Personenstunden pro Phase. Beim nächsten Event mit ähnlicher Produktion ist deine Planung dann aus Erfahrung statt aus Schätzung.

Bei PH ist Felix Hofer als Mitgründer auf Bühne und Bühnenbau spezialisiert. Wer hinter den Einsätzen steht, liest du auf der Seite Über uns. Wenn dein Zeitplan steht, kannst du die Crew direkt anfragen.

So legst du die Schritte mit Termin und Verantwortlichen an. Die Beispielzeile zeigt Schritt 2.