Eventhelfer mieten: Unterstützung während der Veranstaltung

Sobald die Gäste da sind, verschiebt sich die Arbeit vom Aufbauen zum Am-Laufen-Halten. Typische Aufgaben im Betrieb:

• Runner: Besorgungen, Botengänge, Material holen, Gäste oder Künstler zu Bereichen begleiten
• Bühnenbereitschaft: Bühne sauber halten, Wasser nachfüllen, bei technischen Problemen mit anpacken
• Changeovers: Umbau zwischen zwei Acts oder Programmpunkten
• Reinigung und Müll: Behälter leeren, Backstage und Wege sauber halten
• Nachschub: Getränke und Verbrauchsmaterial aus dem Lager an die Ausgabestellen bringen
• Kleine Umbauten: Bestuhlung zwischen Vortrag und Dinner umstellen, Bereiche öffnen oder schließen

Was ein Runner genau macht, beschreibt der Ratgeber Was macht ein Runner?. Für die Phasen davor und danach gibt es eigene Teams; mehr dazu in Aufbauhelfer für Veranstaltungen.

Die Zahl hängt weniger von der Gästezahl ab als von der Zahl der Bereiche, die gleichzeitig betreut werden müssen. Orientierungswerte aus der Branche:

• Firmenfest mit 300 Gästen, eine Location: 2 bis 3 Helfer
• Stadtfest oder Open Air mit 5.000 Besuchern, eine Bühne: 8 bis 15 Helfer, verteilt auf Bühne, Gelände und Reinigung
• Festival mit mehreren Bühnen: pro Bühne eigene Bühnenbereitschaft plus Teams für Gelände und Reinigung

Rechne den Bedarf pro Bereich und Schicht. Ein Beispiel für ein Open Air von 15 bis 24 Uhr: 2 Runner, 2 Stagehands in Bereitschaft und 4 Helfer für Reinigung, also 8 Personen × 9 Stunden = 72 Personenstunden. Bei ab 25 € pro Stunde netto zzgl. MwSt. sind das 1.800 € netto. Stunden nach 23 Uhr fallen in die Nachtzeit und werden mit Zuschlägen berechnet, die bei PH transparent im Angebot stehen.

Events laufen lang, Menschen nicht. Das Arbeitszeitgesetz setzt die Grenzen:

• höchstens 10 Stunden Arbeitszeit pro Tag
• 30 Minuten Pause bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden
• 11 Stunden Ruhezeit bis zur nächsten Schicht

Ein Event von 12 bis 24 Uhr lässt sich deshalb nicht mit einer Schicht abdecken. Plane zwei Schichten, zum Beispiel 11:45 bis 18:15 Uhr und 18:00 bis 0:30 Uhr, mit 15 Minuten Überlappung für die Übergabe. Pausen legst du in ruhige Phasen, nicht in die Umbaupausen.

Bei mehrtägigen Events kommt die Ruhezeit dazu: Wer bis 1 Uhr nachts Müll räumt, kann frühestens um 12 Uhr wieder anfangen. Wie du das sauber in eine Tabelle bringst, zeigt der Ratgeber Schichtplan für Events.

Auf Konzerten und Festivals ist der Changeover der intensivste Moment im laufenden Betrieb. In 20 bis 45 Minuten muss das Equipment der einen Band runter und das der nächsten auf die Bühne. Für eine mittlere Bühne rechnet man als Orientierung mit 4 bis 8 Stagehands pro Changeover, zusätzlich zu den Technikern der Bands.

Zwischen den Umbauten bleiben ein bis zwei Stagehands in Bereitschaft an der Bühne. Sie räumen auf, kümmern sich um Kleinigkeiten und sind sofort da, wenn ein Case fehlt oder eine Kabelbrücke verrutscht.

Wie ein Bandwechsel Schritt für Schritt abläuft und wie viele Hände du brauchst, erklärt der Ratgeber Changeover beim Konzert. Stagehands dafür findest du unter Stagecrew.

Während des Events entstehen ständig neue Aufgaben. Damit sie nicht im Chaos enden, braucht es eine klare Linie:

• Ein Ansprechpartner auf deiner Seite, der Aufgaben sammelt und priorisiert
• Ein Crewchief oder Vorarbeiter auf Seite des Dienstleisters, der sie an die Helfer verteilt
• Ein Kommunikationsweg: Funk, eine Messenger-Gruppe oder feste Treffpunkte

Im Werkvertrag ist dieser Weg auch rechtlich wichtig: Anweisungen gehen an den Crewchief, nicht direkt an einzelne Helfer. Nur bei Arbeitnehmerüberlassung darfst du die Leute selbst einteilen. PH bietet beides an.

Gib den Helfern zu Schichtbeginn eine kurze Liste mit Daueraufgaben für ruhige Phasen. Dann steht niemand herum, wenn gerade nichts los ist.

Müll ist das Thema, das am meisten unterschätzt wird. Bei Veranstaltungen mit Gastronomie füllen sich Behälter schneller als geplant. Lege feste Kontrollrunden fest, zum Beispiel alle 30 bis 60 Minuten, und einen Ort, an dem volle Säcke gesammelt werden.

Dabei gilt eine feste Regel: Rettungswege bleiben frei. Die MVStättVO bzw. in NRW die SBauVO NRW verlangt, dass Rettungswege während der Veranstaltung ständig freigehalten werden. Volle Müllsäcke, Leergut oder abgestellte Cases gehören also nie in Flure, Ausgänge oder vor Notausgangstüren.

Gib den Helfern diese Regel ausdrücklich mit. Sie laufen mehrmals pro Stunde durch alle Bereiche und sind oft die Ersten, die einen zugestellten Ausgang bemerken.

Leg jede Rolle mit Anzahl, Schicht und Kosten an. Die Beispielzeile zeigt die Reinigung beim Open Air.