Aufbauhelfer für Veranstaltungen: Unterstützung beim Auf- und Abbau

Aufbauhelfer machen aus einer leeren Fläche einen fertigen Veranstaltungsort und danach wieder eine leere Fläche. Typische Aufgaben im Aufbau:

• Transporter und Lkw entladen, Material an die richtige Stelle bringen
• Tische, Stühle, Stehtische und Bühnenpodeste stellen
• Bauzäune, Absperrgitter und Banner aufbauen
• Kabelwege legen und Kabelbrücken setzen
• Deko, Beschilderung und Wegeleitung anbringen

Im Abbau läuft alles rückwärts: zurückbauen, sortieren, zählen, verpacken, verladen und den Raum besenrein übergeben.

Was während der Veranstaltung anfällt, ist eine andere Aufgabe mit anderem Personalbedarf. Das beschreibt Eventhelfer mieten. Gehören Bauzäune und Absperrungen zu deinem Aufbau, ist die Sitecrew die passende Rolle.

Rechne vom Material und vom Zeitfenster aus, nicht von der Gästezahl. Orientierungswerte aus der Branchenpraxis:

• Bankettbestuhlung für 300 Gäste: 4 Helfer, etwa 2 bis 3 Stunden
• Reihenbestuhlung für 500 Gäste: 4 Helfer, etwa 1,5 bis 2 Stunden
• Voll beladener Sattelzug: 4 bis 6 Helfer zum Entladen
• Bauzaun: in Zweierteams pro Feld, für 100 m Zaunlinie etwa 29 Felder und 30 Füße

Wie du Bauzäune genau berechnest und standsicher stellst, erklärt der Ratgeber Bauzaun bei Veranstaltungen.

Mehr Helfer machen den Aufbau nur bis zu einem Punkt schneller. Wenn alle durch eine Tür oder einen Aufzug müssen, stehen ab einer bestimmten Zahl Leute im Weg statt zu arbeiten. Plane Material über mehrere Wege, wenn die Location es zulässt.

Aufbau und Abbau haben unterschiedliche Zeitfenster, Tempi und Kosten. Plane sie deshalb als zwei Einsätze:

• Aufbau: meist am Vortag oder am Morgen des Events, mit festem Endtermin vor dem Einlass. Plane 1 bis 2 Stunden Puffer vor Einlass ein, für Abnahme, Soundcheck und Nacharbeiten.
• Abbau: direkt nach dem Event oder am nächsten Morgen. Er dauert meist 50 bis 70 Prozent der Aufbauzeit, weil nichts ausgerichtet werden muss.

Das Arbeitszeitgesetz begrenzt die Arbeitszeit auf 10 Stunden pro Tag. Wer um 8 Uhr aufbaut, kann nicht nach einem Event bis 23 Uhr auch noch abbauen. Für den Abbau brauchst du dann ein zweites Team.

Ein Abbau nach 23 Uhr, am Sonntag oder an einem Feiertag löst Zuschläge aus. Bei PH stehen sie transparent im Angebot. Lässt die Location es zu, ist der Abbau am nächsten Morgen oft günstiger und schneller.

Ein Sommerfest am Freitag mit 400 Gästen. Aufbau am Donnerstag, Abbau am Samstagmorgen:

• Aufbau Donnerstag: 6 Helfer × 6 Stunden = 36 Personenstunden
• Abbau Samstag ab 8 Uhr: 6 Helfer × 4 Stunden = 24 Personenstunden
• Summe: 60 Personenstunden

Bei ab 25 € pro Stunde netto zzgl. MwSt. sind das 1.500 € netto, also 1.785 € brutto.

Findet das Fest an einem weiter entfernten Ort statt und wird kurzfristig gebucht, gilt meist eine Mindestbuchung von 6 Stunden pro Person. Dann wird auch der 4-stündige Abbau mit 6 × 6 = 36 Personenstunden berechnet, und die Summe steigt auf 72 Personenstunden oder 1.800 € netto. Bei planbaren Einsätzen gibt es oft keine Mindestzeit.

Wie du das ganze Fest zeitlich planst, zeigt der Ratgeber Sommerfest organisieren.

Auf- und Abbau sind die Phasen mit den meisten Unfällen, weil schwere Teile bewegt werden und viele Gewerke gleichzeitig arbeiten. Achte auf diese Punkte:

• Unterweisung: Der Arbeitgeber der Crew unterweist nach DGUV Vorschrift 1, du ergänzt die Gefahren der Location.
• Schutzausrüstung: Sicherheitsschuhe und Handschuhe sind Standard, bei Arbeiten unter hängenden Lasten kommt ein Helm dazu.
• Stapler: Nur ausgebildete und schriftlich beauftragte Fahrer nach DGUV Grundsatz 308-001 dürfen fahren. Für Einsätze in OWL gibt es Staplerfahrer aus Bielefeld.
• Bühnen und Podeste: In Veranstaltungs- und Produktionsstätten gelten die Regeln der DGUV Vorschrift 17/18.
• Zelte: Größere Zelte sind fliegende Bauten. Helfer arbeiten dort nur nach Anweisung des Zeltverleihers.

Rettungswege dürfen auch während des Aufbaus nicht dauerhaft mit Material zugestellt werden.

Wie schnell Aufbauhelfer arbeiten, hängt stark von deiner Vorbereitung ab:

• Material- und Packliste: was kommt, von wem, wann, in welcher Menge
• Lageplan: wohin kommt welches Teil, wo ist die Lagerfläche für Leergut und Verpackung
• Zugang: Schlüssel, Ansprechpartner der Location, Zufahrt für Transporter
• Strom und Licht: besonders bei Abbau nach Einbruch der Dunkelheit
• Müll: Container oder Abholung für Verpackungsmaterial

Für den Abbau zusätzlich: Wann holen Mietfirmen ihre Möbel, Zelte und Technik ab? Wer nimmt die Location am Ende ab? Ohne diese Termine stehen Helfer gezahlt neben fertig verpacktem Material.

Wie eine Crew-Buchung vom Briefing bis zum Load-out abläuft, zeigt der Ratgeber Stagecrew buchen.

Leg Aufbau und Abbau als eigene Zeilen an. Die Beispielzeile zeigt den Aufbau aus dem Sommerfest-Beispiel.