Weihnachtsfeier mit 200+ Gästen: Welches Personal brauchst du?

Ab etwa 200 Gästen wird die Weihnachtsfeier zu einer kleinen Produktion. Trenne die Rollen danach, wer sie üblicherweise stellt:

• Aufbau und Abbau: Bestuhlung, Bankett-Tische, Bühne aus Podesten, Deko, Garderobenständer, Bar-Elemente. Typischer Bedarf: 6–8 Helfer für 250 Gäste.
• Runner und Springer: Nachschub für Bar und Buffet aus dem Lager, Botengänge für Moderation und Technik, kleine Umbauten nach dem Dinner. 2–3 Personen.
• Service: stellt der Caterer. Als Faustwert gilt beim gesetzten Menü etwa eine Servicekraft auf 10 bis 15 Gäste, beim Buffet eine auf 25 bis 30.
• Garderobe: stellt meist die Location. Rechne für 250 Gäste mit 2–3 Personen, damit beim Einlass keine Schlange entsteht.
• Einlass und Security: Ordnungs- und Bewachungsaufgaben dürfen nur Kräfte mit Sachkunde- bzw. Unterrichtungsnachweis nach § 34a GewO übernehmen. Das buchst du bei einem Sicherheitsdienst.
• Reinigung: während der Feier für Toiletten und Bar, danach als Endreinigung vor der Rückgabe.

Welche Aufgaben im Mietpreis der Location stecken, steht im Vertrag. Frag konkret nach Bestuhlung, Endreinigung und Abbauzeiten.

Im Restaurant oder Hotel mit Bankettabteilung brauchst du kaum eigenes Personal. In einer leeren Eventhalle oder der eigenen Produktionshalle trägst du dagegen alles selbst: Möbel, Bühne, Strom, Heizung, Toiletten, Wege.

In NRW gilt für Versammlungsräume mit mehr als 200 Besuchern die Sonderbauverordnung (SBauVO NRW), angelehnt an die Muster-Versammlungsstättenverordnung. Rettungswege müssen mindestens 1,20 m breit sein, je 200 Personen 1,20 m. Bei 400 Gästen sind das insgesamt 2,40 m Ausgangsbreite. Wer die Feier in einer Halle plant, die nicht als Versammlungsstätte genehmigt ist, sollte früh mit der Bauaufsicht sprechen.

Praktisch heißt das für die Crew: Garderobenständer, Stehtische und Deko dürfen keinen Notausgang und keinen Rettungsweg verstellen. Viele Locations verlangen außerdem für Stoffe, Tannengrün und Deko einen Nachweis über schwere Entflammbarkeit (Baustoffklasse B1).

Bei Weihnachtsfeiern ist der Engpass nicht der Abend selbst, sondern die Buchung. Ein realistischer Vorlauf:

• 12–16 Wochen vorher (August/September): Location, Caterer, Technik festlegen
• 8–10 Wochen vorher (bis Mitte Oktober): Auf- und Abbaucrew anfragen
• 3 Wochen vorher: Bestuhlungsplan, Ablauf und Gästezahl an alle Dienstleister
• 1 Woche vorher: Schichtplan bestätigen, Ansprechpartner benennen

Am Veranstaltungstag sieht ein typischer Ablauf bei Einlass um 18:30 Uhr so aus: Anlieferung Möbel und Technik ab 9 Uhr, Aufbau bis 15 Uhr, danach Deko und Eindecken durch den Caterer, Soundcheck ab 16 Uhr, Abschlussrundgang um 17:30 Uhr. Plane mindestens eine Stunde Puffer vor dem Einlass, denn im Dezember verzögern Glätte und Lieferverkehr fast jede Anlieferung.

Der Abbau ist der Teil, den die meisten Planer unterschätzen. Die Feier endet um 1 Uhr, die Location will um 8 Uhr leer übergeben werden. Du hast zwei Optionen:

• Direkter Abbau in der Nacht: Die Abbaucrew startet, sobald die letzten Gäste gehen. Das ist teurer, weil Nachtzuschläge anfallen, spart aber eine zweite Locationmiete.
• Abbau am nächsten Morgen: günstiger und sicherer, wenn die Location es erlaubt. Frag beim Mietvertrag gezielt nach.

In beiden Fällen gilt: Das Aufbauteam von morgens kann nicht auch den Abbau machen. Das Arbeitszeitgesetz begrenzt die tägliche Arbeitszeit auf höchstens 10 Stunden und schreibt danach 11 Stunden Ruhezeit vor. Plane deshalb zwei getrennte Teams. Wie das im Schichtplan aussieht, zeigt der eigene Ratgeber.

Geht die Feier länger als geplant, verschiebt sich der Abbau. Kläre vorab, wie Wartezeiten und Verlängerungen abgerechnet werden.

Für Arbeitgeber ist bei der Weihnachtsfeier vor allem eine Zahl wichtig: Nach § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG bleiben Zuwendungen bis 110 € pro teilnehmendem Beschäftigten und Veranstaltung steuerfrei, für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. In diesen Betrag fließen alle Kosten inklusive Umsatzsteuer ein, auch Location, Technik und externes Personal.

Ein Rechenbeispiel für 250 Gäste: 14 Crew-Einsätze für Auf- und Abbau mit je 6 Stunden ergeben 84 Stunden. Bei einem Stundensatz ab 25 € netto sind das ab 2.100 € netto, rund 2.500 € brutto, also etwa 10 € pro Gast. Nachtzuschläge für den Abbau kommen hinzu und stehen im Angebot gesondert. Damit bleibt der größte Teil des Freibetrags für Catering und Programm.

Einen Überblick über Stundensätze aller Rollen findest du im Ratgeber Was kostet Eventpersonal?.

Mit diesen Angaben bekommst du ein belastbares Angebot:

• Datum, Adresse, Gästezahl und Format (Dinner, Buffet, Stehempfang)
• Aufbau-, Feier- und gewünschte Abbauzeiten
• Bestuhlungsplan und Liste der Möbel und Deko, die bewegt werden
• Wer liefert was: Möbelverleih, Caterer, Technik, Deko
• Zufahrt, Ladezone, Aufzug, Lagerfläche in der Location
• Ansprechpartner vor Ort, auch für die Nacht

PH Personal Solutions stellt Aufbauhelfer, Runner und Reinigungskräfte für Firmenfeiern, mit Sitz in Bielefeld und Einsätzen in ganz Deutschland. Alle Rollen findest du unter Leistungen. Eine strukturierte Vorbereitung für jedes Firmenevent bietet die Firmenevent-Checkliste.

Beispiel für eine Feier in einer angemieteten Halle mit Einlass um 18:30 Uhr und Ende um 1 Uhr.