Personal für Tagung und Kongress: Aufbau, Umbau, Runner

Rechne nicht pro Kopf, sondern pro Raum und Umbau. Ein Plenum mit 300 Stühlen in Reihe ist für vier eingespielte Helfer in etwa 45 bis 60 Minuten gestellt, ausgerichtet und verbunden. Jeder zusätzliche Breakout-Raum, jede Ausstellerfläche und jede Registrierungstheke kommt dazu.

Typische Orientierungswerte für die Personalplanung:

• bis 100 Teilnehmende, 1–2 Räume: 2–3 Helfer im Aufbau, 1 Runner, Abbau mit 2–3 Personen
• rund 300 Teilnehmende, Plenum plus 4 Breakouts: 6–8 Helfer im Aufbau, 2 Runner, 4 im Umbau, 4–6 im Abbau
• ab 800 Teilnehmende mit Fachausstellung: 12–20 Helfer im Aufbau, 3–4 Runner, eigenes Umbauteam je Saalebene, Gabelstaplerfahrer für die Anlieferung

Das sind Richtwerte für eine Location mit kurzen Wegen und Lastenaufzug. Liegen Lager und Säle auf verschiedenen Etagen oder fehlt ein Aufzug, plane 30 bis 50 Prozent mehr Zeit oder Personal ein.

Bei Kongressen ab etwa 200 Teilnehmenden lohnt sich fast immer ein Aufbautag vor der Eröffnung. Morgens um 6 Uhr mit dem Stellen von 300 Stühlen zu beginnen, während Technik und Catering parallel einziehen, endet regelmäßig im Stau an Türen und Aufzügen.

Typische Aufgaben der Aufbauhelfer:

• Bestuhlung nach Plan (Reihe, parlamentarisch, Bankett, Stehtische)
• Registrierungscounter, Badge-Wände und Garderobenständer aufstellen
• Wegeleitsystem, Roll-ups und Raumschilder platzieren
• Tagungsmappen, Goodies und Getränke für Referenten verteilen
• Ausstellerflächen markieren und Möbel auf die Stände bringen

Hat ein Versammlungsraum mehr als 200 Besucherplätze, greift in NRW die Sonderbauverordnung (SBauVO NRW, Teil Versammlungsstätten), die inhaltlich der Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättVO) folgt. Für die Crew heißt das konkret: Es wird nach dem genehmigten Bestuhlungs- und Rettungswegeplan der Location gestellt, nicht nach Gefühl. Vorübergehend aufgestellte Stühle müssen in der Reihe fest miteinander verbunden sein, zwischen den Reihen bleiben mindestens 0,40 m frei, und seitlich eines Gangs dürfen höchstens 10 Sitzplätze liegen. Rettungswege müssen mindestens 1,20 m breit sein, je 200 Personen 1,20 m. Mehr zu den Aufgaben im Aufbau findest du im Ratgeber Aufbauhelfer für Veranstaltungen.

Der kritischste Moment eines Kongresses ist nicht die Eröffnung, sondern der Umbau mittags: Das Plenum soll von Reihe auf Bankett wechseln, während 300 Menschen den Raum verlassen und das Catering eindeckt. Dafür brauchst du ein eigenes Umbauteam, das nicht gleichzeitig Material schleppt.

So planst du Umbauten realistisch:

• Erstelle eine Umbaumatrix: Raum, Uhrzeit, Ausgangszustand, Zielzustand, Personen, Material.
• Plane für einen Wechsel von Reihe auf parlamentarisch mit Tischen pro 100 Plätze etwa 30 Minuten mit vier Personen ein.
• Lege Umbauten nur in Pausen von mindestens 30 Minuten. Kürzere Kaffeepausen reichen nur zum Nachstellen und Aufräumen.
• Halte Zielzustände mit Foto oder Skizze fest, damit das Team ohne Rückfrage arbeiten kann.
• Wenn das Programm einen Wechsel auf Bankett vorsieht, prüfe, ob ein zweiter Raum günstiger ist als ein Komplettumbau.

Gerade bei mehrtägigen Kongressen lohnt es sich, Umbauteam und Aufbauteam personell zu trennen. Wer um 7 Uhr Stühle gestellt hat, darf abends nach Programmende nicht unbegrenzt weiterarbeiten. Wie du das sauber im Schichtplan abbildest, steht im eigenen Ratgeber.

Runner halten während des Programms Material und Informationen in Bewegung. Auf einem Kongress sind das zum Beispiel nachgedruckte Badges von der Registrierung zum Einlass, fehlende Adapter für Referenten-Laptops, Wasser für das Podium, Pakete von der Warenannahme zu Ausstellern oder Unterlagen, die ein Speaker im Hotel vergessen hat.

Damit Runner effektiv sind, brauchen sie:

• einen zentralen Disponenten, über den alle Aufträge laufen
• einen festen Kommunikationskanal (Funk oder Messenger-Gruppe), nicht zehn Einzelanrufe
• einen Lageplan mit Lagerorten, Aufzügen und Lieferzonen
• klare Prioritäten: Programmrelevantes vor Komfortwünschen

Bei Fahrten außerhalb der Location klärst du vorher Führerscheinklasse, Fahrzeug und Versicherung. Was ein Runner sonst übernimmt, beschreibt der Ratgeber Was macht ein Runner?.

Die meisten Verzögerungen bei Tagungen entstehen an der Rampe. Kongresszentren vergeben Anlieferfenster, oft im 30-Minuten-Takt. Stimme deshalb mit Ausstellern, Messebauern und Caterern Zeitfenster ab und lass das Material vorab mit Raum und Empfänger beschriften.

Sinnvoll ist ein kleines Pufferlager nahe den Sälen: Rollcontainer für Tagungsmappen, Paletten mit Getränken, Kartons mit Printmaterial. Werden Paletten mit dem Stapler bewegt, braucht der Fahrer eine Ausbildung nach DGUV Grundsatz 308-001 und eine schriftliche Beauftragung durch den Unternehmer. Für die Rampe kannst du dazu gezielt Gabelstaplerfahrer einplanen.

Halte Flure und Notausgänge frei. Leere Kartons und Folien gehören sofort in einen festen Sammelpunkt, nicht in die Ecke hinter dem Registrierungscounter.

Je präziser deine Anfrage, desto genauer das Angebot. Für eine Tagung brauchst du diese Angaben:

• Location, Datum, Aufbau-, Programm- und Abbauzeiten
• Raumplan mit Etagen, Aufzügen, Rampe und Lagerflächen
• Bestuhlungsplan je Raum und die Umbaumatrix
• Anlieferfenster und Liste der beteiligten Dienstleister
• Ansprechpartner vor Ort mit Mobilnummer
• Dresscode: im Gästebereich meist schwarze, unauffällige Kleidung
• Akkreditierung, Parkmöglichkeiten und Verpflegung der Crew

Kläre außerdem, ob die Crew per Werkvertrag mit eigener Leitung oder per Arbeitnehmerüberlassung unter deiner Anweisung arbeitet. Die Unterschiede erklärt der Ratgeber Werkvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung. PH Personal Solutions stellt Aufbauhelfer, Runner, Gabelstaplerfahrer und Reinigungskräfte für Tagungen in Bielefeld und OWL und bundesweit. Einen Überblick über alle Rollen findest du unter Leistungen.

Der Abbau beginnt, sobald die letzte Session endet, und muss oft am selben Abend erledigt sein, weil die Location am nächsten Morgen neu belegt ist. Plane deshalb eine frische Abbaucrew ein, statt das Tagesteam weiterarbeiten zu lassen.

Reihenfolge, die sich bewährt: zuerst Ausstellerflächen und Wertgegenstände sichern, dann Beschilderung und Printmaterial einsammeln, danach Bestuhlung zurück in den Grundzustand der Location und zum Schluss die Rückführung von Mietmaterial an die Rampe. Ein kurzer Rundgang mit dem Haustechniker und ein Übergabeprotokoll mit Fotos schließen den Einsatz ab.

Orientierungswerte für eine Location mit kurzen Wegen und Lastenaufzug. Mehr Etagen oder weite Wege erhöhen den Bedarf.