Das Wichtigste in Kürze
- Drei Gruppen, drei Rollen: Messebauer baut die Konstruktion, Helfer tragen und richten ein, dein Team verantwortet Inhalt und Abnahme.
- Elektroinstallation, Hängepunkte und zweigeschossige Stände sind Fachaufgaben mit eigenen Genehmigungen.
- Wer bis spät in die Nacht aufbaut, darf wegen der 11 Stunden Ruhezeit nach dem ArbZG nicht frühmorgens am Stand stehen.
- Vergleiche keine Stundensätze, sondern gebundene Stunden, Reisekosten und den Ausfall im Tagesgeschäft.
Inhalt8
Drei Personalgruppen beim Messebau
Beim Aufbau eines Messestands arbeiten fast immer drei Gruppen zusammen:
- Messebauer: eine Standbaufirma oder ein Tischler-/Systembaubetrieb. Sie planen, liefern und montieren die Konstruktion: Boden, Wände, Decken, Theken, Einbauten. Bei individuellen Ständen bringen sie meist eigene Monteure mit.
- Messehelfer: Sie entladen, tragen, packen aus, verteilen Material, montieren einfache Systemteile nach Anleitung, möblieren, kleben Folien ab und räumen auf.
- Dein eigenes Team: Marketing, Vertrieb, Produktmanagement. Sie platzieren Exponate, prüfen Grafiken, nehmen den Stand ab und entscheiden, wenn etwas anders kommt als geplant.
Die häufigste Fehlbesetzung: Vertriebsleute schleppen Kisten, und am Ende fehlt die Zeit, um Exponate und Technik in Ruhe einzurichten.
Was nur Fachleute machen dürfen
Einige Arbeiten sind auf der Messe nicht Sache von Helfern oder Ausstellern:
- Elektroinstallation am Stand: nur durch eine Elektrofachkraft nach DGUV Vorschrift 3. Den Hauptanschluss legt auf den meisten Messeplätzen die Messe selbst oder ihr Vertragspartner.
- Abhängungen von der Hallendecke: Hängepunkte, Traversen und Banner unter der Hallendecke setzt in der Regel ausschließlich die Messe oder ein von ihr zugelassener Rigging-Dienstleister. Was ein Rigger macht, steht im Ratgeber Was macht ein Rigger?.
- Zweigeschossige Stände und hohe Bauten: Die brauchen in der Regel eine Genehmigung der Messe mit Statik und eine Abnahme vor Messebeginn.
- Wasser- und Druckluftanschlüsse: Die bestellst du bei der Messe, die Installation übernimmt ihr Vertragspartner.
Grundlage sind die Technischen Richtlinien der jeweiligen Messe. Plane die Fachgewerke im Zeitplan zuerst ein und lege die Helferschichten darum herum.
Was Messehelfer übernehmen
Messehelfer bringen den Stand nicht konzeptionell, sondern körperlich voran. Typische Aufgaben:
- Lkw und Transporter entladen, Material an den Stand bringen
- Kisten nach Zonen sortieren und auspacken
- Systemwände, Theken und Regale nach Plan mit dem Messebauer montieren
- Teppich verlegen, Möbel stellen, Bildschirme an vorbereitete Halterungen bringen
- Leergut bündeln, beschriften und zur Abholung bereitstellen
- Schutzfolien entfernen, Stand reinigen, Müll entsorgen
Für schwere Exponate kommt ein Stapler dazu. Auf vielen Messen stellt den der Vertragsspediteur. Außerhalb von Messegeländen buchst du Gabelstaplerfahrer separat.
Dein eigenes Team: weniger tragen, mehr entscheiden
Deine Mitarbeiter kennen Produkte, Marke und Kunden. Diese Kenntnisse brauchst du an drei Stellen im Aufbau: beim Einrichten der Exponate, bei der Abnahme von Grafik und Technik und wenn etwas umgeplant werden muss.
Achte auf das Arbeitszeitgesetz. Wer bis 23 Uhr am Stand baut, darf wegen der Ruhezeit von 11 Stunden (§ 5 ArbZG) erst um 10 Uhr wieder arbeiten. Wenn die Messe um 9 Uhr öffnet, fehlt dir dann Standpersonal am ersten Tag. Die tägliche Arbeitszeit ist auf 10 Stunden begrenzt (§ 3 ArbZG). Sonntagsarbeit ist bei Messen über die Ausnahmen in § 10 ArbZG in vielen Fällen zulässig, zählt aber natürlich voll als Arbeitszeit.
Die sinnvolle Aufteilung: Helfer und Messebauer übernehmen die langen Aufbautage, dein Team kommt zum Einrichten am letzten Aufbautag und ist ausgeruht, wenn die Messe öffnet.
Kosten ehrlich vergleichen
Ein externer Stundensatz wirkt auf den ersten Blick teurer als der Lohn deiner Mitarbeiter. Für einen fairen Vergleich rechnest du für dein Team:
- Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile pro Stunde
- Reisezeit und Reisekosten für An- und Abreise zum Aufbau
- Hotelnächte für zusätzliche Aufbautage
- Überstunden oder Freizeitausgleich
- die Arbeit, die in dieser Zeit im Tagesgeschäft liegen bleibt
Dem stellst du die Helfer gegenüber. Bei PH Personal Solutions beginnt der Satz für eine Local Crew ab 25 € pro Stunde netto zzgl. MwSt., Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit stehen im Angebot. Was Messepersonal insgesamt kostet, inklusive Standpersonal und Hostessen, vergleicht der Ratgeber Messepersonal Kosten.
Vertrag und Schnittstellen klären
Messebauer arbeiten fast immer im Werkvertrag: Sie schulden einen fertigen Stand. Messehelfer kannst du ebenfalls im Werkvertrag buchen, wobei der Dienstleister seine Crew selbst anleitet. Oder du buchst sie als Arbeitnehmerüberlassung und gibst selbst die Anweisungen. Die Unterschiede erklärt der Ratgeber Werkvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung.
Damit die drei Gruppen nicht nebeneinander her arbeiten, kläre vorab:
- wer den Helfern Anweisungen gibt, der Messebauer oder dein Team
- wer Standplan, Packliste und Montageanleitungen ausgedruckt dabeihat
- ob die Messe für Auf- und Abbau Ausweise pro Person verlangt und wer sie bestellt
- wer das Werkzeug stellt, damit niemand mit leeren Händen dasteht
Checkliste: Messebau-Personal planen
Tippe die Punkte an, die du schon erledigt hast.
Häufige Fragen
Ja, Aussteller dürfen ihren Stand grundsätzlich selbst oder mit eigenen Helfern aufbauen. Grenzen setzen die Technischen Richtlinien: Elektroinstallationen gehören in die Hände einer Elektrofachkraft, Abhängungen von der Hallendecke übernimmt meist die Messe, und für zweigeschossige oder besonders hohe Bauten brauchst du eine Genehmigung. Ein Systemstand mit Möbeln und Grafik ist dagegen gut mit eigenem Team und Helfern machbar.
