Wie viele Messehelfer braucht ein Messestand? Richtwerte nach Standgröße

Die Tabelle unten zeigt typische Helferzahlen für den Aufbau eines Systemstands. Sie zählen nur die Messehelfer. Messebauer, Elektrofachkraft und Staplerfahrer des Spediteurs kommen dazu.

Für individuelle Holz- oder Sonderbauten kannst du die Werte um etwa die Hälfte erhöhen, weil mehr Teile, schwerere Elemente und mehr Verpackung anfallen. Bei einem reinen Fertigstand der Messe, bei dem nur Möbel, Grafik und Exponate eingeräumt werden, reicht oft die Hälfte.

Die Richtwerte gehen davon aus, dass die Crew einen Aufbautag von 8 bis 10 Stunden hat und die Ladezone nicht weiter als ein paar hundert Meter vom Stand entfernt ist.

Zwei Stände mit gleicher Fläche können sehr unterschiedlich viel Personal brauchen. Mehr Helfer brauchst du, wenn:

• die Konstruktion schwer ist: Holzwände, Doppelboden, Glas und Theken aus Massivholz brauchen zwei bis vier Leute pro Bauteil.
• der Weg weit ist: Liegt dein Stand am anderen Ende der Halle, kostet jede Kiste mehrere Minuten. Rollmaterial hilft, aber nur, wenn genug davon da ist.
• das Zeitfenster kurz ist: Wenn eine kleine Messe nur einen Aufbautag hat, muss dieselbe Arbeit in der Hälfte der Zeit erledigt werden.
• viele Exponate ausgepackt werden müssen: Maschinen, Fahrzeuge oder Hunderte kleiner Produkte kosten mehr Zeit als der Standbau selbst.
• ein Zwischengeschoss gebaut wird: Das Material muss auf eine zweite Ebene, und die Fläche darunter ist zeitweise gesperrt.

Wie Anlieferung und Tragewege die Planung beeinflussen, beschreibt der Ratgeber Hallenlogistik auf der Messe.

Für eine genauere Zahl gehst du in drei Schritten vor:

• Helferstunden schätzen: Liste alle Aufgaben auf, die Helfer übernehmen (Entladen, Tragen, Auspacken, Montagehilfe, Möblieren, Leergut, Reinigung), und schätze die Stunden. Der Messebauer kann dir für die Montagehilfe meist eine Zahl nennen.
• Zeitfenster bestimmen: Wie viele Stunden kann tatsächlich gearbeitet werden? Ziehe Wartezeit für Einfahrt und Gangteppich ab.
• Teilen und Puffer addieren: Helferstunden geteilt durch Stunden im Zeitfenster, plus 10 bis 15 Prozent.

Beispiel: Ein individueller Stand mit 80 m², zwei Aufbautage zu je 9 Stunden. Die Aufgaben summieren sich auf 95 Helferstunden. 95 geteilt durch 18 ergibt 5,3, mit Puffer also 6 Helfer. Auf 80 m² sind sechs Leute gut unterzubringen.

Prüfe zum Schluss die Fläche: Mehr als eine Person pro 6 bis 8 m² steht sich im Weg. Dann ist eine zweite Schicht oder ein zusätzlicher Aufbautag besser als mehr Köpfe.

Der Personalbedarf ändert sich über die Messe stark:

• Aufbau: volle Besetzung nach Tabelle oder Formel. Wann was gebaut wird, steht im Ratgeber Messestand aufbauen.
• Messetage: Für Nachschub, Catering-Material, Leergut und Ordnung am Stand reicht meist ein Helfer oder Runner, bei großen Ständen zwei. Standpersonal für Besuchergespräche ist eine eigene Rolle und gehört nicht zu den Messehelfern.
• Abbau: etwa so viele Helfer wie im Aufbau, aber für die Hälfte bis zwei Drittel der Zeit. Weil der Abbau meist am Abend beginnt, kommt die Crew frisch an, statt nach Messetagen schon müde zu sein. Ablauf und Reihenfolge findest du in der Checkliste zum Messeabbau.

Ab etwa sechs Helfern lohnt sich eine Person, die nur koordiniert: Packliste führen, Aufgaben verteilen, mit Messebauer und Spediteur sprechen. Sie trägt kaum selbst, spart aber allen anderen die Wartezeit.

Nicht jede Aufgabe kann jeder Helfer übernehmen. Elektroarbeiten gehören zur Elektrofachkraft, Staplerfahrten in der Messehalle meist zum Vertragsspediteur. Auf Veranstaltungen ohne Spediteur, etwa in Stadthallen oder auf Firmengeländen, planst du Gabelstaplerfahrer mit Fahrausweis und Beauftragung separat ein. Für alle anderen Aufgaben buchst du Messehelfer, die Standaufbau kennen und Montageanleitungen lesen können.

Pro Person sind höchstens 10 Stunden Arbeitszeit am Tag erlaubt (§ 3 ArbZG), und nach Schichtende braucht jeder 11 Stunden Ruhe (§ 5 ArbZG). Ab sechs Stunden ist eine Pause von 30 Minuten Pflicht, ab neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG).

Wenn deine Formel mehr Stunden ergibt, als das Zeitfenster pro Person zulässt, hast du zwei Möglichkeiten: mehr Helfer gleichzeitig, solange die Fläche das hergibt, oder eine Früh- und eine Spätschicht. Für den Nachtabbau ist die zweite Schicht fast immer die bessere Lösung.

Bei PH Personal Solutions gibt es oft keine Mindestbuchung. Bei kurzfristigen Einsätzen an weiter entfernten Orten gilt meist ein Minimum von 6 Stunden pro Person. Kurze Einsätze wie das Entladen eines Lkw sind daher oft auch einzeln möglich.

Richtwerte für die Zahl der Messehelfer im Aufbau, zusätzlich zu Messebauer und Fachkräften. Basis: ein Aufbautag mit 8 bis 10 Stunden.