Hallenlogistik auf der Messe: Anlieferung, Messespediteur und Leergut

In der Messehalle arbeiten vier Parteien, und jede hat ihren eigenen Bereich:

• Messegesellschaft: Sie legt Auf- und Abbauzeiten, Verkehrsregeln auf dem Gelände, Ladezonen und Brandschutzauflagen in den Technischen Richtlinien fest. Sie vergibt Einfahrtsgenehmigungen.
• Vertragsspediteur: Er entlädt, stellt Stapler mit Fahrer, lagert Leergut und nimmt Sendungen an. Auf vielen Messeplätzen darf nur er in den Hallen mit Staplern arbeiten.
• Standbauer: Er bringt die Konstruktion und baut sie auf, meist mit eigener Logistik.
• Du als Aussteller: Du verantwortest Exponate, Möbel, Werbematerial, Technik und den Ablauf am Stand.

Probleme entstehen an den Übergängen, zum Beispiel wenn der Lkw um 7 Uhr da ist, der Stapler aber erst um 9 Uhr bestellt wurde.

Auf großen Messeplätzen fährt kein Lkw einfach bis vor die Halle. Üblich sind:

• Einfahrtsgenehmigung oder Einfahrtsticket, oft mit Pfand oder Gebühr und einer festen Standzeit. Wer länger an der Halle steht, zahlt drauf oder wird weggeschickt.
• Zeitfenster für die Anlieferung, die du vorab buchst oder die die Messe nach Hallen und Aufbautagen staffelt.
• Warteflächen außerhalb des Geländes, auf denen Lkw stehen, bis sie aufgerufen werden.

Für dich heißt das: Das Fahrzeug muss bei Ankunft sofort entladen werden. Entladecrew und Stapler stehen bereit, bevor der Lkw einfährt, und das leere Fahrzeug verlässt das Gelände direkt wieder. Gib dem Fahrer Halle, Tor und Standnummer schriftlich mit und sorge dafür, dass er telefonisch erreichbar ist.

Am letzten Aufbautag verlegt die Messe auf vielen Plätzen den Gangteppich. Danach sind Fahrzeuge und Paletten in den Gängen tabu. Schwere Teile müssen vorher am Stand sein.

Staplerarbeiten bestellst du auf Messen meist beim Spediteur, idealerweise mit festen Uhrzeiten. Melde schwere Exponate mit Gewicht, Maßen und Anschlagpunkten vorab. Am ersten Aufbautag und in den ersten Stunden nach Messeschluss sind die Geräte knapp. Wer erst vor Ort bestellt, wartet.

Warum eigene Stapler in der Halle meist nicht erlaubt sind und was für Fahrer außerhalb der Messe gilt, erklärt der Ratgeber Gabelstapler auf Events. Bei Messen in Locations ohne Vertragsspediteur, etwa in Stadthallen oder auf Firmengeländen, bringst du Gerät und Gabelstaplerfahrer selbst mit.

Der Stapler setzt die Palette an der Ladezone oder am Hallentor ab. Den Rest des Weges, oft mehrere hundert Meter durch eine Halle voller anderer Standbauer, musst du selbst organisieren. Das klappt so:

• Ladereihenfolge umdrehen: Was am Stand zuerst gebraucht wird, kommt zuletzt in den Lkw, also Boden und Konstruktion vor Möbeln und Deko.
• Jedes Packstück beschriften: Aussteller, Halle, Standnummer, Kistennummer und Zielzone am Stand (zum Beispiel „Küche“ oder „Theke“). Eine Packliste mit denselben Nummern liegt beim Logistikverantwortlichen.
• Rollmaterial mitbringen: Hubwagen, Rollbretter, Sackkarren und Plattformwagen. Ohne sie wird jede Kiste getragen.
• Ein Ansprechpartner an der Ladezone, einer am Stand: Beide sind per Telefon oder Funk verbunden.

Für diese Strecke buchst du Messehelfer. Ein 7,5-Tonner mit gemischter Ladung ist mit drei bis vier Helfern und einem Stapler an der Rampe in der Regel innerhalb einer Stunde leer, wenn der Weg zum Stand frei ist.

Leere Transportkisten, Kartons und Paletten dürfen nicht am Stand, hinter Standwänden oder in den Gängen bleiben. Sie sind Brandlast und blockieren Rettungswege. Die Technischen Richtlinien der Messen verbieten das deshalb ausdrücklich. Wenn du dich nicht daran hältst, lässt die Messe das Leergut auf deine Kosten entfernen.

So läuft die Leergutlagerung meist ab:

• Du bestellst sie vorab beim Vertragsspediteur.
• Jedes Packstück bekommt einen Leergutaufkleber mit Standnummer.
• Der Spediteur holt es nach dem Auspacken am Stand ab und lagert es außerhalb der Halle.
• Zum Abbau liefert er es zurück. Den Rücklieferzeitpunkt sprichst du ab, denn nach Messeschluss wollen alle gleichzeitig ihre Kisten.

Plane mit einer Wartezeit, bis das Leergut am letzten Tag zurück ist. In dieser Zeit sichert die Crew Exponate und baut Grafiken ab. Den ganzen Ablauf beschreibt die Checkliste zum Messeabbau.

Paketdienste liefern während der Messe nicht zuverlässig bis an den Stand. Auf vielen Messeplätzen nimmt der Vertragsspediteur Sendungen an und stellt sie zu. Adressiere Pakete nach den Vorgaben in den Serviceunterlagen, meist mit Halle, Standnummer, Ausstellername und einem Ansprechpartner mit Handynummer.

Für Nachschub an Broschüren, Give-aways oder Catering-Material während der Messetage lohnt sich ein kleines Lager am Stand, sofern die Richtlinien das zulassen, oder ein Runner, der Material vom Spediteurlager oder Fahrzeug holt. So muss niemand vom Standpersonal den Stand verlassen.

Für einen typischen Messestand plant man für die Logistik:

• einen Logistikverantwortlichen mit Packliste, Telefon und Befugnis, Entscheidungen zu treffen,
• zwei bis vier Helfer pro gleichzeitig entladenem Fahrzeug für den Weg zum Stand,
• den Staplerauftrag beim Spediteur zu festen Zeiten.

Plane pro Lkw 30 bis 60 Minuten Puffer für Wartezeit an der Einfahrt ein. Mehr Helfer bringen nur etwas, wenn auch Rollmaterial und freier Weg vorhanden sind. Wie viele Leute du über den gesamten Aufbau brauchst, rechnet der Ratgeber Wie viele Messehelfer brauche ich? nach Standgröße durch.