Das Wichtigste in Kürze
- Vorzeitiger Abbau vor Messeschluss ist nach den Technischen Richtlinien meist verboten und kann eine Vertragsstrafe auslösen.
- Die erste Stunde nach Messeschluss ist die Zeit mit dem höchsten Diebstahlrisiko: Wertsachen zuerst sichern, Stand nie unbeaufsichtigt lassen.
- Leergut-Rücklieferung und Rücktransport bucht man vor der Messe, nicht am letzten Tag.
- Die Fläche muss im Ursprungszustand übergeben werden. Kleberreste und Müll stellt die Messe sonst in Rechnung.
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Abbauzeiten: Was die Messe vorgibt
Die Abbauzeiten stehen in den Technischen Richtlinien und den Ausstellerunterlagen. Drei Regeln gelten fast überall:
- Kein Abbau vor Messeschluss. Stände dürfen während der Laufzeit nicht geräumt oder teilweise abgebaut werden. Viele Messen sehen dafür eine Vertragsstrafe vor.
- Fahrzeuge kommen gestaffelt. Direkt nach Schluss sind die Gänge noch voller Besucher und Standpersonal. Lkw und Transporter dürfen oft erst nach einer festen Wartezeit oder am Folgetag in die Halle, je nach Messe auch nur mit Einfahrtsgenehmigung.
- Abbauende ist verbindlich. Wer zum Ende der Abbauzeit nicht geräumt hat, riskiert, dass die Messe auf Kosten des Ausstellers räumt und einlagert.
Notiere dir diese drei Zeiten und gib sie an alle weiter: Crew, Spediteur, Standbauer.
Vor dem letzten Messetag erledigen
Ein guter Abbau ist zur Hälfte geplant, bevor der letzte Messetag beginnt:
- Leergut-Rücklieferung beim Vertragsspediteur mit Uhrzeit bestätigen lassen
- Rücktransport buchen: eigener Lkw, Spedition oder Spediteur der Messe, mit Abholzeit und Lieferadresse
- Verpackungsmaterial am Stand bereitlegen: Klebeband, Stretchfolie, Luftpolster, Kantenschutz, Beschriftungsetiketten, Cutter
- Packliste vom Aufbau ausdrucken und ergänzen: Was bleibt beim Standbauer, was geht zurück ins Lager, was wird entsorgt?
- Crew bestätigen: Ankunftszeit eine halbe Stunde vor Messeschluss, damit die Leute bei Freigabe schon am Stand sind
Am letzten Messetag nachmittags kannst du bereits Prospektstapel reduzieren und nicht mehr benötigtes Material in Kisten ordnen, solange der Stand für Besucher vollständig bleibt.
Die erste Stunde nach Messeschluss
In der ersten Stunde nach Messeschluss sind Hallen voll, Türen offen und alle beschäftigt. Laptops, Tablets, Bildschirme und kleine Exponate verschwinden genau dann. Deshalb gilt diese Reihenfolge:
- Ein Teammitglied bleibt ständig am Stand und kümmert sich um nichts anderes.
- Laptops, Tablets, Kassen, Kundenkarten und Wertsachen sofort einpacken und in ein abschließbares Fahrzeug oder Case bringen.
- Kleine, wertvolle Exponate nach Inventarliste verpacken und abhaken.
- Grafiken und Deko abnehmen, solange noch Platz am Stand ist.
In dieser Zeit sollte auch das Leergut zurückkommen. Kommt es zu spät, wird nur ausgeräumt und vorsortiert. Packt erst, wenn die Kisten da sind.
Reihenfolge der Demontage
Abgebaut wird in umgekehrter Aufbaureihenfolge:
- Technik spannungsfrei: Die Messe schaltet den Strom zu einer festen Zeit ab. Elektroinstallationen trennt nur die Elektrofachkraft, nicht die Helfer.
- Medientechnik und Bildschirme abbauen und in Originalverpackung oder Cases legen.
- Möbel und Theken raus aus der Standfläche, nach Ziel sortiert (Lager, Vermieter, Entsorgung).
- Wände und Konstruktion demontieren, Kleinteile sofort in beschriftete Behälter.
- Boden und Teppich zuletzt, inklusive Teppichklebeband.
Mietmöbel und Mietmaterial der Messe bleiben am Stand stehen, bis der Vermieter sie abholt. Sie gehören nicht in deinen Lkw. Wenn mehrere Fahrzeuge kommen, lade zuerst das Material, das am weitesten weg muss. Wie man Ladeslots und Rampen dabei koordiniert, steht im Ratgeber Load-in und Load-out.
Fläche übergeben ohne Nachforderung
Die Standfläche muss in dem Zustand zurückgegeben werden, in dem du sie übernommen hast. Häufige Gründe für spätere Rechnungen der Messe:
- Reste von Teppichklebeband auf dem Hallenboden
- Bohrlöcher, Farbe oder Kleber an Hallenwänden und Säulen
- liegengelassener Müll, Paletten oder Restmaterial
- beschädigte Mietmöbel oder fehlende Teile
Mach zum Schluss Fotos der leeren Fläche mit Zeitstempel und, wenn möglich, eine Abnahme mit der Hallenaufsicht. So kannst du spätere Forderungen prüfen.
Personal und Zeit für den Abbau
Abbau geht schneller als Aufbau, weil nichts ausgerichtet und kontrolliert werden muss. Als Richtwert rechnet man mit der Hälfte bis zwei Dritteln der Aufbauzeit bei ähnlicher Personalstärke. Wie viele Leute du je nach Standgröße brauchst, rechnet der Ratgeber Wie viele Messehelfer brauche ich? vor.
Abbau fällt fast immer in den Abend, die Nacht oder das Wochenende. Plane deshalb:
- eine zweite Schicht, wenn der Abbau länger als 10 Stunden dauert (§ 3 ArbZG)
- Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit im Budget, siehe Zuschläge für Eventpersonal
- Messehelfer, die nach Messeschluss frisch ankommen, statt das erschöpfte Standteam nach drei Messetagen abbauen zu lassen
Schwere Exponate brauchen den Stapler des Spediteurs. Melde den Bedarf vorab mit Uhrzeit.
Checkliste: Messeabbau am letzten Tag
Tippe die Punkte an, die du schon erledigt hast.
Häufige Fragen
In aller Regel nein. Die Technischen Richtlinien der meisten Messen verbieten den Abbau vor dem offiziellen Messeschluss, auch teilweise. Viele Messegesellschaften sehen dafür eine Vertragsstrafe vor, manche behalten sich auch vor, dich bei künftigen Veranstaltungen nicht mehr zuzulassen. Erlaubt ist, unauffällig Vorräte zu reduzieren und Kisten vorzubereiten, solange der Stand für Besucher vollständig und besetzt bleibt.
